Conoce lo que cada camión
cuesta de verdad.
Los choferes registran costos de combustible y reparaciones desde la app de choferes en Android o iPhone con una foto del recibo, incluso sin señal. La IA lee los recibos que se suben en la oficina y una persona los revisa antes de registrar nada. Lo que envían los choferes espera aprobación, y cada costo se archiva en el camión, el chofer o el pedido al que corresponde, así ves el gasto y el costo por milla de cada camión.
Del recibo al costo por milla
Todos los costos de los camiones en un solo libro
Todo está en Ajustes → Gastos del Portal de la empresa, en diez pestañas que van de Camiones a Configuración, además de una pantalla de Gastos en la app de choferes.
Registro de gastos del chofer
Captura cada costo del camión antes de que se pierda el recibo
Los choferes abren Gastos desde las Herramientas de trabajo del panel de la app de choferes y agregan el costo: monto, fecha, categoría, camión, proveedor, forma de pago y odómetro, más una foto del recibo con la cámara o desde la galería. En la bomba también capturan galones, precio por galón, tipo de combustible y estado, y la app calcula el total. Un interruptor de Crédito registra reembolsos y créditos, como un crédito de la tarjeta de combustible. Sin señal, el gasto y su foto esperan en el teléfono y se suben cuando vuelve la cobertura, sin crear duplicados. El registro de gastos está en la versión 2.x de la app de choferes, tanto en Android como en iPhone. La oficina también puede capturar costos o subir recibos de cualquier chofer.
- Foto del recibo, monto y camión desde el teléfono
- Galones, precio por galón, tipo de combustible y estado en la bomba
- Se guarda sin conexión y se sube cuando vuelve la señal
- Pagado en efectivo, con tarjeta de crédito, tarjeta de combustible, cheque, ACH, Comchek o un anticipo al chofer
- Las categorías que requieren recibo no se pueden enviar sin la foto
- Edita o elimina hasta que la oficina lo revise, y ve el motivo si se rechaza
Aprobaciones
Los gastos de los choferes esperan un sí
Los gastos que un chofer envía desde la app llegan a la pestaña Choferes como Pendientes, con la foto del recibo que haya tomado el chofer, y un aviso indica cuántos están esperando. Apruébalos, o recházalos con un motivo que el chofer ve en la app, uno por uno o en bloque. Los costos que captura la oficina se registran de inmediato, salvo que su categoría tenga un umbral de aprobación y el monto lo alcance, y los recibos confirmados desde el lector de IA también esperan aprobación. La pestaña Choferes muestra los gastos de los choferes del mes con un total por chofer.
- Aprueba o rechaza con un motivo, en bloque
- Umbrales de aprobación por categoría
- Total mensual por chofer
- Nadie puede aprobar un gasto que envió esa misma persona
- Una categoría que requiere recibo no se puede aprobar sin él
Lectura de recibos con IA
Sube una pila de recibos, revisa las cifras y regístralos
En la oficina, arrastra fotos de recibos o facturas en PDF, hasta 10 archivos a la vez y 25 MB cada uno. La IA propone el proveedor, la fecha, el total, la moneda, el impuesto, la forma de pago y una categoría, y para el combustible los galones, el precio por galón, el tipo de combustible y el estado. Cada lectura muestra su nivel de confianza para que las dudosas resalten, y nada se convierte en costo hasta que una persona lo revisa y lo confirma. Un recibo confirmado entra al libro como Pendiente con el recibo adjunto, listo para aprobación. Si un recibo no se puede leer, aún puedes capturarlo a mano. Esto funciona con los recibos que se suben en el Portal, no con las fotos que los choferes adjuntan en la app.
- Imágenes y PDF, varios a la vez
- Nivel de confianza en cada lectura
- Nada se registra hasta que alguien lo confirma
- Hasta 10 archivos por carga, de 25 MB cada uno
- Detecta compras de combustible, con galones, tipo de combustible y estado
El libro de gastos
Cada costo archivado en su camión, chofer o pedido
Todos los gastos llegan a una sola lista de Transacciones que puedes filtrar por fecha, categoría, proveedor, camión, chofer, estado de aprobación, origen, monto, recibo y facturable, con totales de todo el conjunto filtrado. Cada costo puede llevar el camión, el chofer y el pedido al que corresponde, junto con su moneda, forma de pago, número de referencia, cantidad y precio unitario. Las categorías parten de un catálogo de cuentas listo para transporte: 64 categorías en 8 grupos que cubren combustible y energía, costos de carretera y viaje, equipo, mantenimiento, seguros, licencias e impuestos, costos del chofer y gastos generales, cada una marcada como fija, variable o semivariable, con una lista de proveedores al lado.
- Filtros con totales de todo el conjunto filtrado
- Camión, chofer y pedido en cada costo
- Un catálogo de cuentas listo para transporte: 64 categorías en 8 grupos, cada una fija, variable o semivariable
- Aprueba, rechaza o asigna la categoría a muchas filas a la vez
- Cada fila muestra su origen: tabla mensual, captura manual, app de choferes, recibo o programación recurrente
- Marca costos para cobrarlos en el pedido, como los cargos de descarga (lumper), y fíltralos
- Un reporte de totales de gastos por tipo y subtipo en la nueva página de Reportes, con exportación a CSVNuevo en la versión de octubre de 2026
Categorías y proveedores
Tu catálogo de cuentas y las personas a las que les pagas
Con un clic se carga el catálogo estándar para transporte, y puedes renombrar, ampliar o desactivar cualquier línea. Cada categoría define su comportamiento de costo, a qué suele aplicar (gastos generales, un camión, un chofer o un pedido), un código de cuenta contable, si cuenta como combustible IFTA, si requiere recibo, un umbral de aprobación y si se cobra al cliente de forma predeterminada. La lista de proveedores guarda paradas para camiones, aseguradoras, talleres y arrendadores con sus datos de contacto, número de identificación fiscal, una marca 1099, condiciones de pago y una categoría predeterminada, y clasifica a tus principales proveedores por gasto del mes.
- El catálogo estándar para transporte en un clic, y luego renombra, amplía o desactiva líneas
- Marcas de recibo obligatorio, combustible IFTA y cobro al cliente por categoría
- Un umbral de aprobación por categoría
- Proveedores con número de identificación fiscal, marca 1099 y condiciones de pago
- Principales proveedores por gasto de este mes
Vistas mensuales
El mes de cada camión, la oficina y los gastos únicos
La pestaña Camiones nuevos muestra un mes a la vez: para cada camión, el pago del camión, el pago del remolque, mantenimiento, seguro, licencia, peajes, combustible y otros costos, con el total de la flota y el promedio por camión. Su vista Odómetro toma las millas del mes, o las lecturas inicial y final del odómetro con las que se calculan las millas. Donde un mes todavía no tiene captura, la tabla muestra el último monto capturado para costos como pagos del camión y seguros, como punto de partida que puedes cambiar o borrar, y una ventana Excluir gastos deja fuera de la tabla mensual y de sus totales los costos de un camión durante un rango de fechas. La pestaña Oficina guarda los costos de oficina del mes con el total y el promedio por camión activo, y Varios guarda los gastos únicos que no están ligados a un camión, un chofer ni un pedido.
- Tabla mensual por camión: pagos del camión y del remolque, mantenimiento, seguro, licencia, peajes, combustible y otros
- Millas, o lecturas inicial y final del odómetro, por camión y por mes
- Ventanas Excluir gastos que dejan fuera los costos de un camión durante un rango de fechas
- Costos de oficina con el promedio por camión activo
- Pestaña Varios para gastos únicos no ligados a un camión, chofer o pedido
- En la pestaña Camiones, los costos mensuales y las millas de un camión típico dan un costo fijo por milla, que las cotizaciones Clásicas agregan como línea de camión cuando Usar nuevos precios está activado en Ajustes → Facturación
Costo por milla
Cada tarifa se muestra con las millas que la respaldan
Un resumen arriba de cada pestaña de Gastos cubre el mes en curso: el gasto total frente al periodo anterior, el costo por milla con las millas entre las que se dividió, los gastos pendientes de aprobación, los recibos faltantes, el gasto fijo frente al variable, el gasto por categoría, una tendencia de 12 meses y tu costo por milla junto al promedio de la industria. En la pestaña Análisis, elige cualquier rango de fechas: los camiones se clasifican por costo por milla, del peor al mejor, con gasto, millas, combustible, mantenimiento y seguro, junto con la división entre fijo y variable y una comparación con la industria línea por línea. Abre un camión para ver su gasto por tipo, una tendencia de 12 meses y su costo por milla junto al de la flota. Las millas salen de los registros de millaje y odómetro que captura tu equipo, no de la telemática, así que el costo por milla necesita esos registros.
- Costo por milla mostrado con las millas entre las que se dividió
- Costo por milla por camión, del peor al mejor
- Comparado con los costos del transporte de carga en EE. UU. publicados por ATRI
- Combustible, pagos del camión, mantenimiento, seguro y peajes por milla frente a las cifras de la industria
- Las aprobaciones pendientes y los recibos faltantes de este mes de un vistazo
Costos recurrentes
Seguros y pagos de camiones que se registran solos
Programa costos recurrentes para primas de seguro, pagos de camiones y remolques, permisos y suscripciones: semanal, cada 2 semanas, mensual, trimestral, semestral o anual, desde una fecha de inicio hasta una fecha de fin opcional. Se registran según lo programado sin que nadie los capture, y Registrar ahora asienta en el momento cualquier ocurrencia que ya venció, nunca la misma dos veces. Una prima prepagada se puede repartir en varios meses en lugar de caer en un solo mes, y las programaciones suman un pronóstico de 12 meses del gasto que ya tienes comprometido. Desactiva el registro automático para que una programación quede solo en el pronóstico.
- Programaciones de semanales a anuales que se registran automáticamente
- Primas prepagadas repartidas en varios meses
- Pronóstico de gasto comprometido
- Registra ahora, o deja una programación solo como pronóstico
- Vincula una programación a su camión, chofer y proveedor
Datos de combustible para IFTA
Registros de combustible listos para el trabajo del impuesto al combustible
Los gastos de combustible guardan el tipo de combustible, los galones y el estado o la provincia donde se compró, y las categorías marcadas como combustible IFTA señalan esas filas como elegibles para IFTA. Los choferes capturan estos datos en la bomba desde la app de choferes, y el lector de recibos con IA los toma de los recibos que se suben en la oficina. RushHour todavía no lleva las millas por jurisdicción ni genera la declaración trimestral de IFTA.
- Tipo de combustible, galones y estado de compra en cada fila de combustible
- El diésel, la gasolina y el GNC/GNL cuentan como combustible IFTA de forma predeterminada; el DEF y el combustible para refrigeración, no
- Millas por jurisdicciónPróximamente
- Declaración trimestral de IFTAPróximamente
En la app de choferes
Gastos desde la cabina
Los gastos en la versión 2.x de la app de choferes de RushHour en Android y iPhone: a un toque desde el panel, con las categorías propias de tu empresa y el estado de cada gasto.
Bueno saberlo antes de empezar
De qué dependen las cifras, para que signifiquen lo que crees que significan.
El costo por milla usa las millas registradas
Las millas salen de los registros de millaje y odómetro que tu equipo captura para cada camión. Un camión sin millas registradas muestra el gasto, pero no el costo por milla.
Registro del chofer en Android y iPhone
El registro de gastos está en la app de choferes para Android y iPhone, en la versión 2.x. La oficina de todos modos puede capturar costos o subir recibos de cualquier chofer.
Los camiones vienen de Samsara
Los costos por camión necesitan camiones en RushHour, y agregar un camión en el Portal implica elegir un vehículo de tu cuenta de Samsara conectada.
Una referencia de EE. UU., en dólares
La comparación con la industria usa los costos operativos de EE. UU. publicados por ATRI, en dólares estadounidenses, sin conversión de moneda.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan los transportistas sobre los gastos
¿Necesito telemática o un ELD para obtener el costo por milla?
No. El costo por milla divide tu gasto entre las millas que tu equipo registra para cada camión: las millas del mes, o las lecturas inicial y final del odómetro, en la pestaña Camiones nuevos. Un camión sin millas registradas sigue mostrando su gasto, solo que sin costo por milla.
¿Puedo hacer que los gastos más grandes esperen aprobación?
Sí. Los gastos de los choferes siempre esperan aprobación. Para los costos que captura la oficina, ponle a una categoría un umbral de aprobación: cualquier cargo o crédito igual o mayor espera a una segunda persona, porque nadie puede aprobar un gasto que envió esa misma persona. Una categoría también puede requerir un recibo antes de que se apruebe cualquier gasto en ella.
¿RushHour presenta mi declaración de IFTA?
No. Las filas de combustible guardan los galones, el tipo de combustible y el estado o la provincia donde se compró, y las categorías de combustible IFTA las marcan como elegibles para IFTA, así que los registros de compra quedan listos para quien prepare tu declaración. Las millas por jurisdicción y la declaración trimestral están planeadas, pero aún no se han desarrollado.
¿La oficina puede registrar gastos de un chofer?
Sí. En Ajustes → Gastos, agrega un gasto para cualquier chofer y camión, o sube el recibo en la pestaña Recibos, confirma lo que se leyó y luego asigna el chofer y el camión en la transacción. Todo lo registrado a nombre de un chofer aparece en la pestaña Choferes con el total mensual de ese chofer.
¿Qué pasa con la foto de un recibo tomada sin señal?
El gasto y su foto se guardan en el teléfono y se suben solos cuando vuelve la señal, y Mis gastos muestra cuántos están esperando. Si una carga sigue fallando, la foto se queda en el teléfono hasta que el chofer toca Reintentar. En un teléfono o tableta compartidos, los gastos en espera de cada chofer se quedan con ese chofer y se suben cuando vuelve a iniciar sesión.
¿Quién puede ver y aprobar gastos?
Lo controlan dos permisos de rol: uno para ver los datos de gastos y otro para crearlos, editarlos y eliminarlos. Para aprobar y rechazar se necesita el segundo. Los choferes solo ven sus propios gastos en la app.
¿Los costos de mis camiones alimentan los precios?
Sí. En la pestaña Camiones defines cuánto cuesta un camión típico cada mes y cuántas millas recorre, lo que da un costo fijo por milla. Con Usar nuevos precios activado en Ajustes → Facturación (viene desactivado de forma predeterminada), las cotizaciones Clásicas se cotizan con tus tipos de envío y agregan ese costo por milla como una línea de camión. Las revisiones de precio del asistente de IA también comparan el precio de una ruta con un costo mínimo que incluye el costo por milla de los camiones a partir de tus gastos, para los roles que pueden ver facturas y pagos.
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