פחות מעבר בין מערכות.
יותר משלוחים בתנועה.
בהרבה חברות הובלה ההזמנות, השיבוץ, המסמכים של הנהגים והחשבוניות יושבים במקומות שונים, והמחיר הוא הקלדה חוזרת ושיחות טלפון. ב-RushHour, ההזמנה שהצוות מזין, שהשולח מזמין או שמיובאת מגיליון היא אותה רשומה שהשיבוץ משייך, שהנהג משלים באפליקציה ושממנה נבנית החשבונית.
רשומה אחת, ארבעה שלבים
מה כל שלב מעביר לשלב הבא
שום דבר לא מועתק ממסך למסך. זה מה שעובר הלאה בכל שלב, בלי שמישהו יקליד אותו שוב.
1. קליטת הזמנה
הלקוח, כל איסוף ומסירה עם התאריך והשעה, הפריטים והמחיר שסוכם, בין שהצוות הקליד אותם, השולח הזמין בעצמו או שהם הגיעו מקובץ.
2. שיבוץ
העצירות נכנסות למסלול של נהג לפי הסדר, ואפליקציית הנהג מקבלת התראת פוש כשעצירה נוספת, מוסרת או משנה מיקום.
3. בעצירה
הנהג מאשר את הפריטים ומתעד, לפי ההגדרות שלכם, תמונות, חיובים נוספים, מסמכים סרוקים וחתימה. אישור העצירה האחרונה סוגר את ההזמנה.
4. חשבונית
החשבונית נבנית מההזמנה וממה שנרשם בכל עצירה. הצוות בודק אותה, שולח אותה ורושם את התשלום.
לאן נעלמת ההקלדה החוזרת
הזמנה אחת, ארבע מסירות, הקלדה אחת
כל שלב קורא את אותה רשומה, כך שאף אחד לא מעתיק כתובת להודעה לנהג ולא מקליד שוב חיוב בחשבונית.
קליטת הזמנה
ההזמנה מוזנת פעם אחת, מאיפה שהיא לא תגיע
הצוות בונה הזמנות והצעות מחיר במסך ההזמנה. שולחים עם כניסה לפורטל הלקוחות מזמינים בעצמם ומגישים את ההזמנה, והיא מגיעה אליכם כהצעת מחיר שממתינה לאישור; הם גם יכולים לחזור על הזמנה קודמת בצעד אחד. גיליון, PDF או סריקה של הזמנות עוברים לעוזר ה-AI, שפורש את השורות בתצוגת בדיקה שאפשר לערוך: בוחרים איך לקבץ את השורות, מתאימים את הלקוח, ושורות שמספר ההזמנה (PO) שלהן כבר קיים במערכת מדולגות במקום להיכפל. שום דבר לא נוצר עד שמישהו מאשר.
- שולחים מזמינים וחוזרים על הזמנות בפורטל הלקוחות
- גיליונות, קובצי PDF וסריקות הופכים להזמנות שאתם מאשרים
- הזמנות עם מספר PO שכבר קיים במערכת מדולגות
- טיוטה של שולח נשארת פרטית עד שהוא מגיש אותה, והזמנה שהוגשה ממתינה לאישור של הצוות שלכם
- שם לקוח לא מוכר אף פעם לא מנוחש: בוחרים לקוח קיים, יוצרים ליד או מדלגים על השורות
שיבוץ
משבצים בגרירה, לא בסבב טלפונים
ההזמנות שטרם שובצו מופיעות ליד המסלולים בלוח השיבוץ. גוררים הזמנה לכרטיס של מסלול, או לוחצים על ״מסלול אוטומטי״ בכרטיס ההזמנה כדי לפתוח את ״הוספה למסלול״ ולראות את המסלול המתאים ביותר, כמה דרך הוא מוסיף ואיזו עצירה זו תהיה. אפשר לסדר מחדש את העצירות הפתוחות במסלול לפי מרחק, לפי עדיפות או בעזרת AI, ועצירות שהושלמו נשארות במקומן. אפליקציית הנהג מקבלת התראת פוש כשעצירה נוספת, מוסרת או משנה מיקום, והשיבוץ והנהגים מתכתבים בצ׳אט שבאפליקציה. אם חיברתם את Samsara, המשאיות מופיעות על אותה מפה.
- שיבוץ בגרירה בלוח השיבוץ
- הצעות למסלול המתאים ביותר, עם המרחק שנוסף
- הנהג מקבל התראה כשעצירות נוספות, מוסרות או משנות סדר
- הכפתור ״מסלול אוטומטי״ בכרטיסי ההזמנות ייקרא ״מצא מסלול״, הזמנות גדולות מדי למסלול אחד יסומנו, וכשבוחרים הזמנה שלא שובצה, מסלולים שיש בהם מקום להזמנה כולה יוצגו ראשוניםבגרסה הבאה
בעצירה
הנהג סוגר את העצירה, וההזמנה נסגרת איתה
הנהג עובר על כל עצירה באפליקציית הנהג של RushHour: תמונות של הסחורה, חיובים נוספים כמו דופן הידראולית, וחתימת המקבל. הנהג יכול גם לסרוק את המסמכים החתומים ל-PDF שמצורף לעצירה, ואתם קובעים אילו שלבים יופיעו ואילו יהיו חובה בהגדרות > אפליקציית נהג. כשהנהג מאשר את העצירה שמשלימה את ההזמנה, ההזמנה נסגרת מעצמה. אף אחד במשרד לא צריך ללחוץ על ״סגירה״.
- תמונות, חתימה וחיובי עצירה נקלטים באפליקציית הנהג
- סריקת מסמכים ל-PDF בעצירה
- אישור העצירה האחרונה סוגר את ההזמנה
- בהגדרות > אפליקציית נהג מפעילים או מכבים את שלבי התמונות, החיובים, המסמכים והחתימה, וקובעים אם תמונה או חתימה חסרה חוסמת את סיום העצירה או רק מציגה אזהרה לנהג
באפליקציית הנהג
העצירה, שאלה אחת בכל פעם
אפליקציית הנהג מובילה את הנהג בשלבי העצירה לפי הסדר ומראה כמה שלבים נשארו. אלה המסכים של איסוף; שלבים שהחברה כיבתה מדולגים.
חשבונית ותשלום
החשבונית כבר מוכנה כשהמשלוח נמסר
לא צריך לפתוח את החשבונית בעצמכם. בהגדרות > חיוב קובעים מתי היא נוצרת: כשההזמנה נוצרת, כשההזמנה מושלמת, או רק ידנית. בשני המצבים האוטומטיים, סגירת הזמנה גם בונה את החשבונית אם היא חסרה. השורות שלה מגיעות מההזמנה: הפריטים, המחיר שסוכם, החיובים שנרשמו בכל עצירה וזמן המתנה לחיוב. כשהמשרד סוגר הזמנה ואחד המצבים האוטומטיים פעיל, ״סגירה ויצירת חשבונית״ סוגרת אותה ובונה או מחליפה את החשבונית בצעד אחד. אחר כך שולחים אותה במייל, מחייבים את הכרטיס השמור של הלקוח דרך Cardknox או רושמים תשלום, ומשייכים תשלום אחד לכמה חשבוניות פתוחות. כש-QuickBooks Online מחובר במצב אוטומטי, חשבוניות מאושרות של הזמנות סגורות נשלחות אליו מעצמן; משתמשי QuickBooks Desktop יכולים להוריד קובץ ייצוא ולייבא אותו.
- חשבונית נוצרת אוטומטית כברירת מחדל
- חיובי עצירה וזמן המתנה הופכים לשורות בחשבונית
- תשלומי כרטיס דרך Cardknox וייצוא ל-QuickBooks Online
- חשבונית נשלחת ללקוח רק כשמישהו בצוות שולח אותה
- חברות חדשות מתחילות עם ״ההזמנה הושלמה״, וחברות קיימות שומרות על ההגדרה הנוכחית שלהןבגרסה הבאה
הגדרות > חיוב
בוחרים מתי החשבונית נוצרת
בהגדרה ״צור חשבוניות״ יש שלוש אפשרויות. בשתי האפשרויות האוטומטיות, סגירת הזמנה גם בונה את החשבונית אם היא עדיין חסרה.
ההזמנה נוצרה
החשבונית נוצרת יחד עם ההזמנה, כך שהיא קיימת מההתחלה. זו ברירת המחדל היום.
ההזמנה הושלמה
החשבונית נוצרת כשההזמנה מושלמת: אחרי שהנהג מאשר את העצירה האחרונה, או כשהמשרד סוגר את ההזמנה.
ידני
שום דבר לא נוצר מעצמו. מישהו לוחץ על ״Create Invoice״ (יצירת חשבונית) בחלון ״Invoice Actions״ ברשימת ההזמנות כשההזמנה מוכנה לחיוב.
במהלך היום
רואים מה תקוע לפני שהלקוח מתקשר
לוח הבקרה ״היום״ סופר את עבודת היום ומסמן מה מחכה לטיפול, מתוך אותן הזמנות ואותם מסלולים.
לוח הבקרה, לשונית ״היום״
כל מונה במרחק לחיצה מהמסך שמאחוריו
עד שנים-עשר אריחים סופרים הזמנות שנכנסו היום, שהושלמו ושמתוכננות להיום, הזמנות בדרך, באיחור, שלא שויכו, ששובצו ובהקפאה, וגם מסלולים פעילים, נהגים בנסיעה, התראות שלא נקראו, ולמשתמשים עם גישה לתיבת הדואר גם אימיילים שלא נקראו. הדף מתרענן מעצמו כל דקה כל עוד הוא מוצג על המסך, וכל אריח פותח את המסך שמאחוריו: הזמנות, לוח השיבוץ, נהגים, תיבת הדואר או חלונית ההתראות. ״דורש טיפול״ מציג רק מה שמחכה למישהו, ו״הזמנות באיחור״ מציג את המשלוחים האחרונים שאיחרו, עם העצירה שזמנה עבר וכמה היא מאחרת.
- איסוף נחשב באיחור שעתיים אחרי המועד המתוכנן שלו, כך שהזמנה שנקלטה ברגע האחרון לא מסומנת ברגע שהיא נשמרת
- מוצגות 10 ההזמנות שנכנסו לאיחור לאחרונה, יחד עם מספר ההזמנות הנוספות שבאיחור
- משתמשים שמורשים לראות חשבוניות יכולים להוסיף וידג׳טים להזמנות סגורות שלא חויבו ולגיול חובות
מה משתנה כשהכול במערכת אחת
פחות מקומות שבהם משהו יכול להשתבש
מזינים פעם אחת
ההזמנה הופכת לעצירה במסלול, למשימה של הנהג ולשורות בחשבונית. אף אחד לא מקליד אותה שוב.
חשבונית ביום המסירה
העצירה האחרונה שאושרה סוגרת את ההזמנה, ובהגדרת ברירת המחדל החשבונית כבר קיימת.
רואים מה תקוע
אריחים בלוח הבקרה להזמנות שלא שובצו, מאחרות או מושהות, ווידג׳טים להזמנות סגורות שלא חויבו ולגיול חובות.
המסמכים צמודים למשלוח
תמונות, חתימות ומסמכים סרוקים מצורפים להזמנה שאליה הם שייכים. ב-RushHour שמורים יותר מ-100,000 מסמכים עד היום.
מה כבר עבר דרך RushHour
בגרסה הבאה
פחות ניירת ופחות תזכורות
השינויים האלה מוכנים, והם יגיעו עם גרסת הייצור הבאה של RushHour.
רשימת ההזמנות
מדפיסים את שטרי המטען והתוויות של כל הבוקר בבת אחתבגרסה הבאה
מסמנים שתי הזמנות או יותר ברשימת ההזמנות, פותחים את תפריט ה-… (פעולות) בקצה סרגל הכלים ובוחרים ״הדפסת שטרי מטען ותוויות״, ״הדפסת שטרי מטען״ או ״הדפסת תוויות״. הכול יוצא בעבודת הדפסה אחת.
- עד 50 הזמנות בעבודת הדפסה אחת
- נדרשת ההרשאה View BOL, כמו בהדפסת שטר מטען של הזמנה בודדת
- עובד ברשימת ההזמנות גם בממשק החדש וגם בממשק הישן
התראות ללקוחות
שליחה אוטומטית של קישור המעקב של כל הזמנה ללקוח בדוא״לבגרסה הבאה
מפעילים את ״מיילים עם קישור מעקב״ בהגדרות > התראות ללקוחות, יחד עם קישורי המעקב בהגדרות > קישורי מעקב, וקישור המעקב של כל הזמנה נשלח ללקוח פעם אחת, בשלב שבוחרים: שיוך נהג, קביעת ההזמנה או איסוף המשלוח. כברירת מחדל הקישור נשלח לכתובת הדוא״ל של איש הקשר של ההזמנה, ואם אין לו כתובת, לכתובות של הלקוח שמשמשות להתראות הגעה ועזיבה.
- כבוי עד שמפעילים אותו
- בוחרים ״לא לשלוח״ בלשונית ״התראות״ של לקוח כדי שהוא לא יקבל את הקישור
- הזמנות שכבר עברו את השלב שנבחר ברגע ההפעלה לא נשלחות, וכל שליחה נרשמת ביומן הפעילות של ההזמנה
שיבוץ
פריטים שנשארו הופכים למשלוח חדש, לנהג שבוחריםבגרסה הבאה
כשמאשרים את העצירה האחרונה של הזמנה ונותרו פריטים, ובוחרים ״אשר ויצור משלוח״, החלון ״הוסף פריטים למשלוח״ מציע את הפריטים שעדיין צריך למסור. אחרי שמוסיפים אותם מופיעה השאלה ״לשייך לאותו נהג?״: ״כן״ נותן את המשלוח החדש לנהג שהפריטים אצלו, ו״לא״ משאיר אותו ב״לא משויכים״. כל עוד במשלוח החדש יש פריטים למסירה, ההזמנה נשארת פתוחה.
- החלון מציע את מה שנותר אחרי הכמויות שהורדתם זה עתה
- ״כן״ משאיר את המשלוח אצל הנהג שהפריטים אצלו; ״לא״ מעביר אותו ל״לא משויכים״
- עובד בממשק החדש ובממשק הישן
לוח השיבוץ
לוח השיבוץ ליום אחד או לטווח תאריכיםבגרסה הבאה
בורר תאריכים אחד בלוח השיבוץ, בממשק החדש ובממשק הישן, מציע אתמול, היום ומחר, השבוע או שבוע שעבר, החודש או חודש שעבר, השנה או שנה שעברה, ״כל הזמנים״, לוח שנה ליום בודד ולוח שנה לטווח תאריכים. המסלולים, העצירות שלהם, פאנל ״לא משויכים״ ו״לוח נהגים״ מוצגים לפי התאריכים שנבחרו, והתאריכים נשמרים בכתובת הדף, כך שרענון או קישור משותף נפתחים עליהם.
- חיצים עוברים ליום או לתקופה הקודמים או הבאים
- טווח שכבר הסתיים נפתח באותה תצוגה כמו יום שעבר
- גם מסנן התאריכים ברשימת ההזמנות מציע עכשיו ״מחר״
שאלות
שאלות על הדרך מהזמנה לחשבונית
צריך ליצור חשבוניות ידנית?
לא. בהגדרות > חיוב > ״צור חשבוניות״ יש שלוש אפשרויות: ״ההזמנה נוצרה״, ״ההזמנה הושלמה״ ו״ידני״. בשתי האפשרויות האוטומטיות, סגירת הזמנה גם בונה את החשבונית שלה אם היא חסרה, והשורות מגיעות מההזמנה וממה שנרשם בכל עצירה. חשבוניות לא נשלחות במייל מעצמן: מישהו בצוות שולח כל אחת מהן. בגרסה הבאה, חברות חדשות שייפתחו מאותה גרסה ואילך יתחילו עם ״ההזמנה הושלמה״, וחברות קיימות ישמרו על ההגדרה שלהן.
מה הנהג עושה בכל עצירה?
אפליקציית הנהג מובילה אותו בעצירה שלב אחר שלב: הוא מאשר את הפריטים שהועמסו או נפרקו, מצלם את הסחורה, מאשר את פרטי העצירה, מוסיף חיובים נוספים, סורק את המסמכים, מקבל חתימה ומדרג את המקום. החברה מפעילה או מכבה את שלבי התמונות, החיובים, המסמכים והחתימה בהגדרות > אפליקציית נהג, וקובעת אם תמונה או חתימה חסרה חוסמת את העצירה או רק מציגה אזהרה לנהג. אישור העצירה שמשלימה את ההזמנה סוגר את ההזמנה.
השולחים שלנו יכולים להזמין בעצמם?
כן, בפורטל הלקוחות. שולח יכול לשמור הזמנה כטיוטה, שנשארת פרטית אצלו, או להגיש אותה. הזמנה שהוגשה מגיעה אליכם כהצעת מחיר שממתינה לאישור של הצוות שלכם. עד אז השולח יכול לערוך אותה או למשוך אותה בחזרה לטיוטה, והוא יכול לחזור על הזמנה קודמת בצעד אחד.
הלקוחות שולחים לנו הזמנות בגיליונות ובקובצי PDF. עדיין צריך להקליד אותן?
לא. נותנים את הקובץ לעוזר ה-AI, והוא פורש את ההזמנות בתצוגת בדיקה שאפשר לערוך: משנים תאים, מבטלים סימון של שורות, בוחרים איך לקבץ אותן ומתאימים כל לקוח. שם לקוח לא מוכר אף פעם לא מנוחש, ושורות שמספר ה-PO שלהן כבר קיים במערכת מדולגות. שום דבר לא נוצר עד שמישהו לוחץ על ״ייבוא״, ואז השרת בודק שוב כל שורה.
איך בוחרים מסלול להזמנה חדשה?
גוררים את ההזמנה לכרטיס של מסלול, או לוחצים על ״מסלול אוטומטי״ בכרטיס שלה בחלונית ההזמנות שלא שובצו. החלון ״הוספה למסלול״ מציג את המסלול המתאים ביותר, כמה דרך הוא מוסיף ואיזו עצירה תהיה ההזמנה, יחד עם המסלולים האחרים שיכולים לקבל אותה, ואפשר גם לבצע אופטימיזציה מחדש למסלול באותו צעד. בגרסה הבאה הכפתור ייקרא ״מצא מסלול״, וכשבוחרים הזמנה שלא שובצה, מסלולים בלוח שיש בהם מקום להזמנה כולה יוצגו ראשונים.
המוצרים שמאחורי כל שלב
ראו משלוח שלכם עובר מהזמנה ועד חשבונית.
הביאו הזמנה אמיתית להדגמה. נזין או נייבא אותה, נשבץ אותה למסלול, ונראה את שלבי העצירה באפליקציית הנהג ואת החשבונית שיוצאת בסוף.