לדעת כמה כל משאית
באמת עולה.
נהגים מתעדים עלויות דלק ותיקונים מאפליקציית הנהג באנדרואיד או באייפון עם צילום של הקבלה, גם בלי קליטה. קבלות שמועלות במשרד נקראות על ידי AI ונבדקות על ידי אדם לפני שמשהו נרשם. הוצאות שנהגים שולחים ממתינות לאישור, וכל עלות משויכת למשאית, לנהג או להזמנה שאליהם היא שייכת, כך שרואים הוצאות ועלות למייל לכל משאית.
מהקבלה ועד העלות למייל
כל עלויות המשאיות במקום אחד
הכול נמצא בפורטל החברה תחת הגדרות ← הוצאות, בעשר לשוניות מ״משאיות״ ועד ״הגדרות״, ובנוסף מסך הוצאות באפליקציית הנהג.
תיעוד הוצאות בידי הנהג
לתפוס כל עלות משאית לפני שהקבלה הולכת לאיבוד
הנהג פותח את ״Expenses״ (הוצאות) מכלי העבודה שבמסך הבית של אפליקציית הנהג ומוסיף את העלות: סכום, תאריך, קטגוריה, משאית, ספק, אמצעי תשלום וקריאת מד מרחק, ועוד צילום של הקבלה מהמצלמה או מהגלריה. בתחנת הדלק הוא מזין גם גלונים, מחיר לגלון, סוג דלק ומדינה/מחוז, והאפליקציה מחשבת את הסכום. מתג ״Credit״ (זיכוי) רושם החזרים וזיכויים, למשל זיכוי בכרטיס דלק. כשאין קליטה, ההוצאה והצילום נשמרים בטלפון ועולים כשהקליטה חוזרת, בלי ליצור כפילויות. תיעוד ההוצאות זמין בגרסה 2.x של אפליקציית הנהג, גם באנדרואיד וגם באייפון. המשרד יכול גם להזין עלויות או להעלות קבלות עבור כל נהג.
- צילום קבלה, סכום ומשאית מהטלפון
- גלונים, מחיר לגלון, סוג דלק ומדינה/מחוז בתחנת הדלק
- נשמר בטלפון בלי קליטה ועולה כשהקליטה חוזרת
- תשלום במזומן, בכרטיס אשראי, בכרטיס דלק, בצ׳ק, ב-ACH, ב-Comchek או במקדמה לנהג
- קטגוריה שדורשת קבלה לא נשלחת בלי הצילום
- אפשר לערוך או למחוק עד שהמשרד בודק, ולראות את הסיבה אם ההוצאה נדחתה
אישורים
הוצאות של נהגים מחכות לאישור
הוצאות שנהג שולח מהאפליקציה מגיעות ללשונית ״נהגים״ בסטטוס ״ממתין״, יחד עם צילום הקבלה אם הנהג צילם, ובאנר מציין כמה מהן ממתינות. מאשרים אותן, או דוחים עם סיבה שהנהג רואה באפליקציה, אחת אחת או כמה יחד. עלויות שהמשרד מקליד נרשמות מיד, אלא אם לקטגוריה שלהן יש סף אישור והסכום מגיע אליו, וגם קבלות שאושרו מקורא ה-AI ממתינות לאישור. בלשונית הנהגים רואים את הוצאות הנהגים לחודש עם סכום כולל לכל נהג.
- אישור או דחייה עם סיבה, גם לכמה הוצאות יחד
- סף אישור לכל קטגוריה
- סכום חודשי לכל נהג
- אף אחד לא יכול לאשר הוצאה שהוא עצמו הגיש
- קטגוריה שדורשת קבלה לא מאושרת בלי קבלה
קריאת קבלות ב-AI
מעלים ערימת קבלות, בודקים את המספרים ורושמים
במשרד גוררים צילומי קבלות או חשבוניות PDF, עד 10 קבצים בכל פעם ועד 25MB לקובץ. ה-AI מציע את הספק, התאריך, הסכום, המטבע, המס, אמצעי התשלום וקטגוריה, ובדלק גם גלונים, מחיר לגלון, סוג דלק ומדינה/מחוז. לכל קריאה מוצגת רמת הביטחון, כך שקריאות לא ודאיות בולטות, ושום דבר לא הופך לעלות לפני שאדם בודק ומאשר. קבלה שאושרה נכנסת לרשימת התנועות בסטטוס ״ממתין״ עם הקבלה מצורפת, מוכנה לאישור. אם אי אפשר לקרוא קבלה, עדיין אפשר להזין אותה ידנית. זה עובד על קבלות שמועלות בפורטל, לא על תמונות שנהגים מצרפים באפליקציה.
- תמונות ו-PDF, כמה בבת אחת
- רמת ביטחון מוצגת בכל קריאה
- שום דבר לא נרשם לפני אישור
- עד 10 קבצים בכל העלאה, עד 25MB לקובץ
- זיהוי רכישות דלק, עם גלונים, סוג דלק ומדינה/מחוז
רשימת התנועות
כל עלות משויכת למשאית, לנהג או להזמנה שלה
כל ההוצאות נכנסות לרשימת תנועות אחת שאפשר לסנן לפי תאריך, קטגוריה, ספק, משאית, נהג, סטטוס אישור, מקור, סכום, קבלה וחיוב ללקוח, עם סכומים לכל הרשימה המסוננת. כל עלות יכולה לשאת את המשאית, הנהג וההזמנה שאליהם היא שייכת, וגם מטבע, אמצעי תשלום, מספר אסמכתא, כמות ומחיר ליחידה. הקטגוריות מתחילות ממפתח חשבונות מוכן לענף ההובלה: 64 קטגוריות ב-8 קבוצות, שכוללות דלק ואנרגיה, עלויות דרך ונסיעה, ציוד, תחזוקה, ביטוח, רישוי ומסים, עלויות נהגים ותקורה, וכל קטגוריה מסומנת כקבועה, משתנה או משתנה למחצה, לצד רשימת ספקים.
- סינונים עם סכומים לכל הרשימה המסוננת
- משאית, נהג והזמנה על כל עלות
- מפתח חשבונות מוכן לענף ההובלה: 64 קטגוריות ב-8 קבוצות, כל אחת קבועה, משתנה או משתנה למחצה
- אישור, דחייה או קביעת קטגוריה לשורות רבות בבת אחת
- לכל שורה מוצג המקור: טבלה חודשית, הזנה ידנית, אפליקציית הנהג, קבלה או תזמון חוזר
- סימון עלויות לחיוב חוזר בהזמנה, כמו תשלום לסבלים בפריקה, וסינון לפיהן
- דוח סיכומי הוצאות לפי סוג ותת-סוג בדף הדוחות החדש, עם ייצוא ל-CSVבגרסה הבאה
קטגוריות וספקים
מפתח החשבונות שלכם, והספקים שאתם משלמים להם
בלחיצה אחת טוענים את הקטלוג הסטנדרטי לענף ההובלה, ואפשר לשנות שם, להוסיף או לכבות כל שורה. בכל קטגוריה קובעים איך העלות מתנהגת, על מה היא חלה בדרך כלל (תקורה, משאית, נהג או הזמנה), קוד חשבון בהנהלת החשבונות, האם היא נחשבת דלק IFTA, האם היא דורשת קבלה, סף אישור והאם היא מסומנת לחיוב חוזר כברירת מחדל. רשימת הספקים שומרת תחנות דרכים, חברות ביטוח, מוסכים ומשכירי נכסים עם פרטי קשר, מספר עוסק, סימון 1099, תנאי תשלום וקטגוריית ברירת מחדל, ומדרגת את הספקים המובילים לפי הוצאה בחודש.
- הקטלוג הסטנדרטי בלחיצה אחת, ואחר כך שינוי שם, הוספה או כיבוי של שורות
- סימוני קבלה נדרשת, דלק IFTA וחיוב חוזר לכל קטגוריה
- סף אישור לכל קטגוריה
- ספקים עם מספר עוסק, סימון 1099 ותנאי תשלום
- הספקים המובילים לפי הוצאה החודש
תצוגות חודשיות
החודש של כל משאית, המשרד וההוצאות החד-פעמיות
הלשונית ״משאיות חדשות״ מציגה חודש אחד בכל פעם: לכל משאית, תשלום המשאית, תשלום הנגרר, תחזוקה, ביטוח, רישוי, אגרות כביש, דלק ועלויות אחרות, עם סך הכול לצי והממוצע למשאית. בתצוגת מד המרחק שלה מזינים את מספר המיילים בחודש, או קריאות התחלה וסוף של מד המרחק שמהן מחושבים המיילים. בחודש שעדיין אין בו רישום, הטבלה מציגה לעלויות כמו תשלומי משאית וביטוח את הסכום האחרון שהוזן, כנקודת התחלה שאפשר לשנות או לנקות, וחלון ״אי-הכללת הוצאות״ מוציא את העלויות של משאית מהטבלה החודשית ומהסכומים שלה לטווח תאריכים. בלשונית ״משרד״ נמצאות עלויות המשרד לחודש עם הסכום הכולל והממוצע למשאית פעילה, ובלשונית ״שונות״ עלויות חד-פעמיות שלא קשורות למשאית, לנהג או להזמנה.
- טבלה חודשית לכל משאית: תשלומי משאית ונגרר, תחזוקה, ביטוח, רישוי, אגרות כביש, דלק ואחר
- מיילים, או קריאות התחלה וסוף של מד המרחק, לכל משאית בכל חודש
- חלונות ״אי-הכללת הוצאות״ שמוציאים את העלויות של משאית לטווח תאריכים
- עלויות משרד עם הממוצע למשאית פעילה
- לשונית ״שונות״ לעלויות חד-פעמיות שלא קשורות למשאית, לנהג או להזמנה
- בלשונית ״משאיות״, העלויות החודשיות והמיילים של משאית טיפוסית נותנים עלות קבועה למייל, שהצעות מחיר Classic מוסיפות כשורת משאית כשההגדרה ״השתמש בתמחור חדש״ מופעלת בהגדרות ← חיוב
עלות למייל
כל תעריף מוצג עם המיילים שמאחוריו
סיכום שמופיע מעל כל הלשוניות במסך ההוצאות מציג את החודש הנוכחי: סך ההוצאות מול התקופה הקודמת, עלות למייל עם מספר המיילים שלפיו היא חושבה, הוצאות שממתינות לאישור, קבלות חסרות, הוצאות קבועות מול משתנות, הוצאות לפי קטגוריה, מגמה של 12 חודשים ואת העלות שלכם למייל לצד הממוצע הענפי. בלשונית ״ניתוח״ בוחרים כל טווח תאריכים: המשאיות מדורגות לפי עלות למייל, מהיקרה ביותר, עם הוצאות, מיילים, דלק, תחזוקה וביטוח, לצד החלוקה בין עלויות קבועות למשתנות והשוואה ענפית שורה אחר שורה. פותחים משאית ורואים את ההוצאות שלה לפי סוג, מגמה של 12 חודשים ואת העלות שלה למייל לצד העלות של הצי. המיילים מגיעים מרישומי הקילומטראז' ומד המרחק שהצוות שלכם מזין, לא ממערכות טלמטיקה, ולכן העלות למייל דורשת את הרישומים האלה.
- עלות למייל לצד מספר המיילים שלפיו היא חושבה
- עלות למייל לפי משאית, מהיקרה ביותר
- השוואה לנתוני עלויות ההובלה האמריקאיים ש-ATRI מפרסם
- דלק, תשלומי משאית, תחזוקה, ביטוח ואגרות כביש למייל, מול הנתונים הענפיים
- הוצאות שממתינות לאישור וקבלות חסרות החודש, במבט אחד
עלויות חוזרות
ביטוח ותשלומי משאיות שנרשמים מעצמם
מגדירים תזמונים חוזרים לפרמיות ביטוח, תשלומים על משאיות ונגררים, היתרים ומנויים: שבועי, כל שבועיים, חודשי, רבעוני, חצי שנתי או שנתי, מתאריך התחלה ועד תאריך סיום אופציונלי. הם נרשמים במועד בלי שמישהו יקליד אותם, ו״רישום עכשיו״ רושם מיד כל מופע שהגיע זמנו, אף פעם לא אותו מופע פעמיים. פרמיה ששולמה מראש אפשר לפרוס על כמה חודשים במקום שתיפול כולה על חודש אחד, והתזמונים מצטברים לתחזית של 12 חודשים להוצאה שכבר התחייבתם אליה. כשמכבים את הרישום האוטומטי, התזמון נשאר בתחזית בלבד.
- תזמונים משבועי ועד שנתי שנרשמים אוטומטית
- פרמיה ששולמה מראש נפרסת על כמה חודשים
- תחזית הוצאה מחויבת
- רישום מיידי, או תזמון שנשאר בתחזית בלבד
- קישור תזמון למשאית, לנהג ולספק שלו
נתוני דלק ל-IFTA
רישומי דלק מוכנים לעבודת מס הדלק
הוצאות דלק שומרות את סוג הדלק, הגלונים ואת המדינה או המחוז שבהם נקנה הדלק, וקטגוריות שמסומנות כדלק IFTA מסמנות את השורות האלה כמתאימות ל-IFTA. נהגים מזינים את הפרטים האלה בתחנת הדלק באפליקציית הנהג, וקורא הקבלות ב-AI מזהה אותם בקבלות שמועלות במשרד. RushHour עדיין לא עוקבת אחרי מרחק הנסיעה (במיילים) לפי מדינה ולא מפיקה את דוח ה-IFTA הרבעוני.
- סוג דלק, גלונים ומדינה/מחוז הרכישה בכל שורת דלק
- סולר, בנזין ו-CNG/LNG נחשבים דלק IFTA כברירת מחדל, ו-DEF ודלק ליחידת הקירור לא
- מרחק נסיעה (במיילים) לפי מדינהבקרוב
- דוח IFTA רבעוניבקרוב
באפליקציית הנהג
הוצאות ישר מתא הנהג
ההוצאות בגרסה 2.x של אפליקציית הנהג של RushHour, באנדרואיד ובאייפון: לחיצה אחת ממסך הבית, הקטגוריות של החברה שלכם, והסטטוס של כל הוצאה.
כדאי לדעת לפני שמתחילים
במה המספרים תלויים, כדי שיגידו את מה שאתם חושבים שהם אומרים.
עלות למייל לפי מיילים שנרשמו
המיילים מגיעים מרישומי הקילומטראז' ומד המרחק שהצוות שלכם מזין לכל משאית. משאית בלי מיילים רשומים מציגה הוצאות, אבל לא עלות למייל.
תיעוד בידי הנהג באנדרואיד ובאייפון
תיעוד ההוצאות נמצא באפליקציית הנהג באנדרואיד ובאייפון, בגרסה 2.x. המשרד עדיין יכול להזין עלויות או להעלות קבלות עבור כל נהג.
המשאיות מגיעות מ-Samsara
עלויות לפי משאית דורשות משאיות ב-RushHour, והוספת משאית בפורטל פירושה בחירת רכב מחשבון ה-Samsara המחובר שלכם.
מדד אמריקאי, בדולרים
ההשוואה הענפית מבוססת על עלויות התפעול בארה"ב ש-ATRI מפרסם, בדולר אמריקאי וללא המרת מטבע.
שאלות נפוצות
שאלות שחברות הובלה שואלות על הוצאות
צריך טלמטיקה או ELD כדי לקבל עלות למייל?
לא. העלות למייל מחלקת את ההוצאות במספר המיילים שהצוות שלכם רושם לכל משאית: מספר המיילים בחודש, או קריאות התחלה וסוף של מד המרחק, בלשונית ״משאיות חדשות״. משאית בלי מיילים רשומים עדיין מציגה את ההוצאות שלה, רק בלי עלות למייל.
אפשר לגרום להוצאות גדולות לחכות לאישור?
כן. הוצאות של נהגים תמיד ממתינות לאישור. לעלויות שהמשרד מזין קובעים לקטגוריה סף אישור: כל חיוב או זיכוי בסכום הזה ומעלה ממתין לאדם נוסף, כי אף אחד לא יכול לאשר הוצאה שהוא עצמו הגיש. קטגוריה יכולה גם לדרוש קבלה לפני שמאשרים בה הוצאה.
RushHour מגישה את דוח ה-IFTA שלי?
לא. שורות הדלק שומרות את הגלונים, סוג הדלק ואת המדינה או המחוז שבהם נקנה הדלק, וקטגוריות של דלק IFTA מסמנות אותן כמתאימות ל-IFTA, כך שרישומי הרכישות מוכנים למי שמכין את הדוח שלכם. מרחק נסיעה לפי מדינה והדוח הרבעוני מתוכננים, אבל עדיין לא נבנו.
המשרד יכול לרשום הוצאות עבור נהג?
כן. בהגדרות ← הוצאות מוסיפים הוצאה על כל נהג ומשאית, או מעלים את הקבלה בלשונית ״קבלות״, מאשרים את מה שנקרא, ואז קובעים את הנהג והמשאית בתנועה. כל מה שנרשם על נהג מופיע בלשונית ״נהגים״ עם הסכום החודשי שלו.
מה קורה לצילום קבלה שצולם בלי קליטה?
ההוצאה והצילום נשמרים בטלפון ועולים מעצמם כשהקליטה חוזרת, ומסך ״My Expenses״ (ההוצאות שלי) מראה כמה מהן ממתינות. אם העלאה נכשלת שוב ושוב, הצילום נשאר בטלפון עד שהנהג לוחץ ״Retry״ (נסה שוב). בטלפון או בטאבלט משותף, ההוצאות הממתינות של כל נהג נשארות שלו ועולות כשהוא נכנס שוב לחשבון.
מי יכול לראות ולאשר הוצאות?
שתי הרשאות תפקיד קובעות את זה: אחת לצפייה בנתוני ההוצאות ואחת ליצירה, עריכה ומחיקה שלהם. אישור ודחייה דורשים את השנייה. נהגים רואים באפליקציה רק את ההוצאות של עצמם.
עלויות המשאיות משפיעות על התמחור?
כן. בלשונית ״משאיות״ מגדירים כמה עולה משאית טיפוסית בחודש וכמה מיילים היא נוסעת, ומכאן נגזרת עלות קבועה למייל. כשההגדרה ״השתמש בתמחור חדש״ מופעלת בהגדרות ← חיוב (כברירת מחדל היא כבויה), הצעות מחיר Classic מתומחרות לפי סוגי המשלוח שלכם ומוסיפות את העלות למייל הזו כשורת משאית. גם בדיקות המחיר של עוזר ה-AI משוות מחיר למסלול לרצפת עלות שכוללת עלות משאית למייל מההוצאות שלכם, לתפקידים שרואים חשבוניות ותשלומים.
להמשך קריאה
עמודים קשורים
הביאו להדגמה כמה קבלות דלק מהחודש שעבר.
נעלה אותן, נראה לכם מה RushHour קוראת מכל אחת, ולאן הן נכנסות ברשימת ההוצאות שלכם.