מסדירים את התשלום לנהגים ולמובילים מסלול אחר מסלול,
עם דוח שהם יכולים לבדוק.
הדף 'תשלומים לספקים' בכספים מציג את המסלולים של הנהגים שלכם ושל המובילים החיצוניים, ולכל מסלול את סכום התשלום עבורו, כמה כבר שולם וכמה עוד נותר לתשלום. מוסיפים את המסלולים של נהג או מוביל לתקופה מסוימת, מזינים את סכום התשלום של כל מסלול, ואז מרכזים את המסלולים שטרם שולמו בהתחשבנות ממוספרת אחת, רושמים תשלום מלא או חלקי ושולחים לו דוח התחשבנות ב-PDF. בסוף השנה מייצאים ל-CSV את מה ששילמתם לכל אחד מהם.
מהמסלול ועד הדוח
קודם יודעים כמה אתם חייבים, ואז מסדירים את התשלום
פותחים את 'תשלומים לספקים' מהכפתור בראש דף כספים, גם בממשק הישן וגם בממשק החדש. RushHour שומרת את התיעוד של מה שאתם חייבים ומה ששילמתם, והכסף עצמו יוצא באותה דרך שבה אתם כבר משלמים.
כמה אתם חייבים
התשלום לכל מסלול, ולצדו כמה שולם וכמה נותר
בכספים ← תשלומים לספקים מופיעים המסלולים של הנהגים שלכם ושל המובילים החיצוניים, ולכל מסלול התשלום, הסכום ששולם, היתרה והסטטוס, יחד עם סיכום של כל מה שתואם למסננים. מסננים לפי ספק, נהג או מוביל, סוג התשלום, סטטוס ותאריכים, או מסמנים 'ללא התחשבנות בלבד' כדי להסתיר מסלולים שכבר נכללו בהתחשבנות. בחירה בנהג או במוביל אחד מציגה את סך החוב כלפיו, את מה ששולם לו מתחילת השנה ואת המסלולים הפתוחים שלו.
- הנהגים שלכם והמובילים החיצוניים בדף אחד
- סינון לפי ספק, סוג תשלום, סטטוס, תאריכים ו'ללא התחשבנות בלבד'
- סך החוב, שולם מתחילת השנה ומסלולים פתוחים לכל נהג או מוביל
- שורת סיכום עם מספר המסלולים, סכום התשלום, מה ששולם והיתרה לכל הרשימה המסוננת
סכומי מסלולים
קובעים כמה משולם על כל מסלול, ורואים מה כבר שולם עליו
לוחצים על 'הגדרת סכום' ומזינים כמה משולם על המסלול, וכל סכום שהוזן ידנית מקבל סימון. כשבוחרים נהג או מוביל אחד ותקופה, 'יצירת מסלולים חסרים' מוסיפה שורת תשלום לכל אחד מהמסלולים שלו שנוצרו באותה תקופה ושעדיין אין להם שורה כזו. פותחים את שורת המסלול כדי לראות את התשלומים ששויכו אליו, או לוחצים על 'הוסף תשלום' כדי לרשום תשלום על המסלול הזה בלבד.
- סכומים שהוזנו ידנית מסומנים על המסלול
- יצירת שורות תשלום חסרות לתקופה שבוחרים
- מסלול בלי סכום לתשלום נשאר 'טיוטה' ולא נכנס להתחשבנות
- שורות תשלום חדשות נוצרות בלי סכום, עד שמגדירים אותו
הפעלת התחשבנות
מרכזים את מסלולי התקופה בהתחשבנות אחת ורושמים כמה שילמתם
לנהג או למוביל אחד, לחיצה על 'הפעל התחשבנות' מציגה את שורות התשלום שנוספו בתקופה שבוחרים, שעדיין יש להן יתרה ושעוד לא נכללו בהתחשבנות. כל המסלולים מסומנים מראש, כך שמבטלים רק את הסימון של מה שרוצים להשאיר בחוץ, אפשר להוסיף הערה, ולכל התחשבנות יש מספר משלה, כמו SET-000001. לחיצה על 'שלם' ממלאת את היתרה כולה, ואפשר להזין סכום נמוך יותר כדי לרשום תשלום חלקי, שמשויך למסלולי ההתחשבנות לפי הסדר.
- סטטוס 'טיוטה', 'שולם חלקית' או 'שולם' לכל התחשבנות
- תשלום במזומן, בהעברה בנקאית, בכרטיס אשראי או ב-PayPal
- מסלול לא יכול להיות בשתי התחשבנויות בו-זמנית
- אפשר לבטל התחשבנות שלא נרשמו עליה תשלומים, ואז המסלולים שלה פנויים להתחשבנות חדשה
דוחות התחשבנות
דוח שהנהג או המוביל יכול לבדוק
לכל התחשבנות יש דוח עם הלוגו ופרטי החברה שלכם, התקופה, כל מסלול והסכום שלו, מה ששולם, היתרה לתשלום, וכל תשלום עם אמצעי התשלום והאסמכתא. מדפיסים אותו, מורידים אותו כ-PDF או שולחים את ה-PDF במייל לכתובת אחת או יותר, וההתחשבנות שומרת מתי הדוח נשלח לאחרונה ולמי. הדוח גם מבקש מהנמען לדווח על כל אי-התאמה לכתובת המייל של החברה שלכם.
- הדפסה, הורדה או שליחה של ה-PDF במייל
- מסלולים, תשלומים ויתרה לתשלום בדוח אחד
- מועד השליחה האחרון והנמענים נשמרים בהתחשבנות
- אפשר להוסיף הודעה משלכם למייל, וה-PDF מצורף אליו
סיכום שנתי
שנה של תשלומים לנהגים ולמובילים בקובץ CSV אחד
התצוגה 'סיכום שנתי' מציגה לכל שנה קלנדרית את הנהגים והמובילים שהיו להם באותה שנה תשלומים או מסלולים לתשלום, עם המייל או הטלפון של כל אחד, מספר המסלולים והתשלומים, הסכום ששולם בסך הכול ומה שעוד נותר לתשלום. מייצאים אותה ל-CSV, עם תאריכי התשלום הראשון והאחרון, ומעבירים לרואה החשבון שלכם.
- נהגים ומובילים יחד, לכל שנה קלנדרית
- מסלולים, תשלומים, סה״כ ששולם ויתרה לכל אחד
- ייצוא ל-CSV עם תאריכי התשלום הראשון והאחרון
- בראש התצוגה: מספר הנהגים והמובילים, סך התשלומים בשנה וסך מה שעוד נותר לתשלום
דוגמה
שבוע של נהג אחד, מהמסלולים ועד הדוח
שלושה מסלולים, התחשבנות אחת ותשלום חלקי, בסוף השבוע. עם מוביל חיצוני השלבים זהים.
1. מוסיפים את מסלולי השבוע
ביום שישי בוחרים את הנהג ואת תאריכי השבוע הנוכחי, משני עד ראשון, ולוחצים על 'יצירת מסלולים חסרים'. לכל אחד מהמסלולים שלו שנוצרו באותו שבוע ושעדיין אין להם שורת תשלום, נוספת שורה כזו.
2. קובעים כמה משולם על כל מסלול
מזינים $285, $295 ו-$310 ב'הגדרת סכום'. כל מסלול עובר מ'טיוטה' ל'פתוח', עם סימון שהסכום הוזן ידנית.
3. מפעילים התחשבנות
חלון 'הפעלת התחשבנות' נפתח עם אותם תאריכים ומציג את שלושת המסלולים, כולם מסומנים, בסך $890. יוצרים את ההתחשבנות והיא מקבלת מספר משלה, כמו SET-000001.
4. משלמים חלק ושולחים את הדוח
רושמים תשלום של $500 בהעברה בנקאית עם האסמכתא שלכם. הוא מכסה את המסלול הראשון ו-$215 מהשני, ההתחשבנות מוצגת כ'שולם חלקית' עם יתרה של $390, ושולחים את דוח ה-PDF במייל.
איפה התחשבנות מסודרת משתלמת
אף מסלול לא נכנס להתחשבנות פעמיים
מסלול לא יכול להיות בשתי התחשבנויות בו-זמנית, תשלום לא יכול לעלות על היתרה של המסלול או של ההתחשבנות, ותשלום שנרשם על מסלול בודד נזקף גם להתחשבנות שהמסלול כלול בה.
תיעוד ששני הצדדים יכולים לקרוא
כל התחשבנות שומרת את המסלולים, התשלומים והדוח שלה, ואי אפשר לבטל התחשבנות שכבר נרשמו עליה תשלומים.
נתוני התשלומים נשארים אצל האנשים הנכונים
כדי לפתוח את 'תשלומים לספקים' נדרשת ההרשאה View Settlements, וכדי לבצע שינויים נדרשת ההרשאה Manage Settlements. למנהלי החברה יש את שתיהן, והם מחליטים אילו תפקידים נוספים יקבלו אותן.
הנהגים שלכם והמובילים החיצוניים
למוביל חיצוני, 'יצירת מסלולים חסרים' כוללת את המסלולים של כל הנהגים שמשויכים אליו, וההתחשבנות והדוח שלה מופקים על שם חברת ההובלה.
שאלות נפוצות
שאלות על התחשבנות עם נהגים ומובילים
האם RushHour מעבירה את הכסף לנהגים ולמובילים?
לא. RushHour שומרת את התיעוד של כמה משולם על כל מסלול, כמה שילמתם ומה עוד נותר לתשלום. אתם משלמים כמו היום, ואז רושמים את התשלום ב'תשלומים לספקים' עם התאריך, אמצעי התשלום (מזומן, העברה בנקאית, כרטיס אשראי או PayPal), אסמכתא והערות.
האם סכומי התשלום למסלולים מחושבים בשבילי?
לא. בדף 'תשלומים לספקים' מזינים את הסכום של כל מסלול ב'הגדרת סכום', והמסלול מציין שהסכום הוזן ידנית. 'יצירת מסלולים חסרים' מוסיפה שורות תשלום לנהג או למוביל ולתקופה, בלי סכומים. התעריפים שסיכמתם עם כל מוביל חיצוני שמורים בלשונית ״פיננסים״ של אותו מוביל, כך שאפשר לעבוד לפיהם.
זה מתאים גם לבעלי משאיות עצמאיים ולמובילים חיצוניים?
כן. 'תשלומים לספקים' מציג בדף אחד את הנהגים שלכם ואת המובילים החיצוניים שאתם שוכרים. בעל משאית עצמאי יכול להיות מוגדר כאחד הנהגים שלכם או כמוביל חיצוני עם נהג משלו, ובשני המקרים אפשר להתחשבן איתו. ההתחשבנות והדוח של מוביל מופקים על שם חברת ההובלה.
האם אפשר לשלם על אותו מסלול פעמיים?
לא. מסלול יכול להיות רק בהתחשבנות אחת בכל רגע, תשלום לא יכול לעלות על מה שהמסלול או ההתחשבנות עדיין חייבים, ומסלול בלי סכום נשאר 'טיוטה' ואי אפשר לשלם עליו או לכלול אותו בהתחשבנות. תשלום שנרשם על מסלול בודד נזקף גם להתחשבנות שהמסלול כלול בה.
אילו מסלולים נכנסים להתחשבנות?
שורות התשלום בתקופה שבוחרים, שעדיין יש להן יתרה ושעוד לא נכללו בהתחשבנות אחרת. התקופה נקבעת לפי התאריך שמופיע בכל שורה בדף 'תשלומים לספקים', כלומר היום שבו השורה נוספה, ולא לפי תאריך המסלול. לכן אם מוסיפים היום את המסלולים של השבוע שעבר, בוחרים תקופה שמסתיימת אחרי היום. כל השורות מסומנות מראש, ואפשר לבטל את הסימון של כל מסלול לפני שיוצרים את ההתחשבנות.
אפשר לבטל התחשבנות?
כן, כל עוד לא נרשם עליה תשלום. המסלולים שלה חוזרים להיות פנויים להתחשבנות חדשה. התחשבנות שנרשמו עליה תשלומים אי אפשר לבטל, כדי שהתיעוד ימשיך להסביר את הכסף שיצא.
מי יכול לראות כמה משולם לנהגים ולמובילים?
כדי לפתוח את 'תשלומים לספקים' נדרשת ההרשאה View Settlements. הגדרת סכומים, רישום תשלומים, הפעלת התחשבנויות ותשלומן ושליחת דוחות במייל דורשים את ההרשאה Manage Settlements. למנהלי החברה יש את שתיהן כברירת מחדל, והם מחליטים אילו תפקידים נוספים יקבלו אותן.
האם RushHour מכינה טפסי מס לנהגים ולמובילים?
לא. 'סיכום שנתי' מציג לשנה קלנדרית כל נהג וכל מוביל עם פרטי הקשר שלו, מספר המסלולים והתשלומים, הסכום ששולם ומה שעוד נותר לתשלום. קובץ ה-CSV שמייצאים כולל גם את תאריכי התשלום הראשון והאחרון ואת סך התשלום על המסלולים, ומוכן להעברה לרואה החשבון.
מתי אפשר להתחיל להשתמש בהתחשבנות עם נהגים?
ההתחשבנות עם נהגים ומובילים מוכנה ונמצאת בבדיקות אחרונות, והיא תגיע בגרסה הבאה. בעמוד עדכוני הגרסה מפורט כל מה שנכלל בה.
הביאו את גיליון התשלומים לנהגים מהחודש שעבר.
בהדגמה אנחנו מגדירים סכומי מסלולים לנהג לדוגמה, מפעילים התחשבנות לחודש, רושמים תשלום חלקי ופותחים את דוח ההתחשבנות ב-PDF.