הנמען בוחר את השעה,
והעצירה מתמלאת מעצמה.
סמנו את עצירות האיסוף או המסירה שדורשות תיאום מראש ושלחו בקשה. RushHour שולח אותה במייל בשם החברה שלכם, והתאריך והשעה שהנמען בוחר נכתבים ישירות על העצירה, לאישור המוקדן. בלי התחברות מצדו, בלי הקלדה חוזרת מצדכם.
סטטוס התיאום
כל עצירה מראה איפה התיאום שלה עומד
הסטטוס מוצג ליד "נדרש תיאום מראש" בעצירה, וגם על התשובה בשרשור ההודעות של הלקוח. RushHour מעדכן אותו כשהמייל יוצא וכשהנמען משיב, ואת השאר משלים הצוות שלכם.
- בקשה
כשמסמנים "נדרש תיאום מראש"
העצירה מסומנת וכתובת המייל לתיאום מתמלאת. עדיין לא נשלח דבר.
- נשלחה בקשה
כשמייל הבקשה יוצא
לוחצים "בקשה" ושומרים את העצירה, ו-RushHour שולח את הבקשה במייל עם קישור לתשובה שפועל פעם אחת. עצירה חדשה שמוסיפים להזמנה קיימת שולחת אותה מיד כששומרים אותה עם "נדרש תיאום מראש" מסומן. אם המייל לא נשלח, העצירה חוזרת לסטטוס "בקשה" ואפשר ללחוץ שוב.
- אישור
כשהנמען משיב
התאריך והשעה שבחר נכתבים על העצירה, והתשובה מגיעה לשרשור ההודעות של הלקוח וממתינה להחלטה שלכם.
- התקבל
כשלוחצים "אישור"
בעצירה, שם נדרשים תאריך ושעה, או בכרטיס התשובה בשרשור ההודעות. קוד אישור שרשמתם מוצג ליד הסטטוס.
מנהל בחברה מציע טווח של מועד התחלה ומועד סיום. הנמען מקבל מייל וקישור חדשים, והעצירה חוזרת לסטטוס "נשלחה בקשה". אותה פעולה פותחת מחדש מועד שכבר התקבל ונפל, ומוחקת את קוד האישור שלו.
מהבקשה ועד המועד שאושר
התיאום נשמר על העצירה
כל צעד של הצוות שלכם, מסימון העצירה ועד אישור המועד, נעשה בהזמנה ובשרשור ההודעות.
סמנו מראש
סמנו את העצירות שדורשות תיאום הגעה
סמנו "נדרש תיאום מראש" בעצירת איסוף או מסירה. העצירה נשמרת גם בלי תאריך ושעה, כך שהזמנה שממתינה למועד לא נתקעת, והתאריך והשעה הריקים נשארים מודגשים עד שנקבע מועד. כתובת המייל לתיאום מתמלאת מכתובת התיאום שנשמרה אצל החברה של העצירה, ואם אין כזו, אצל הלקוח של ההזמנה. אם יש כמה כתובות, בוחרים אחת מרשימה, ועד שהבקשה יוצאת אפשר תמיד להקליד כתובת אחרת.
- עצירות איסוף ומסירה
- נשמרת גם בלי תאריך ושעה
- סטטוס וקוד אישור על העצירה
- בחירה מכתובות התיאום של הלקוח או הקלדת כתובת אחרת
- אם ללקוח של העצירה עדיין אין כתובת מייל לתיאום, הכתובת שאתם מקלידים נשמרת אצלו ומתמלאת אוטומטית בעצירה הבאה שלו. אם הכתובת כבר רשומה אצלו תחת סוג מייל אחר, בוחרים בין "שמירה" ל"שימוש חד-פעמי".בגרסה הבאה
פנייה לאיש הקשר הנכון
הבקשה נשלחת לאיש הקשר הנכון, בשם החברה שלכם
בחרו "בקשה" בתפריט התיאום של העצירה, והבקשה נשלחת כששומרים את העצירה. היא נשלחת לכתובת המייל לתיאום שעל העצירה, ו"בקשה" אינה זמינה עד שיש בשדה הזה כתובת. עצירה חדשה שמוסיפים להזמנה קיימת שולחת את הבקשה מיד כששומרים אותה עם "נדרש תיאום מראש" מסומן, ואם כתובת המייל לתיאום שלה ריקה, הבקשה הזו נשלחת לכתובת התיאום של הלקוח, ואם אין כזו, לכתובת הראשית שלו. המכתב נושא את שם החברה שלכם, את מספר ההזמנה, את שם החברה בעצירה ואת כתובתה, את פרטי המטען, את התאריך אם כבר נקבע לעצירה, וכפתור לאישור מועד. אם המייל לא נשלח, העצירה בכל זאת נשמרת ואפשר ללחוץ שוב על "בקשה".
- כתובת מייל לתיאום לכל עצירה
- מתמלאת מכתובת התיאום של הלקוח, שמשמשת גם כגיבוי
- נשלח בשם החברה שלכם
- מציין את ההזמנה ואת האתר, בלי מספרי עצירה פנימיים
- העצירה מסומנת במייל כ-״Pickup from״ (איסוף מ-) או כ-״Delivery to״ (מסירה אל)
התשובה שלו, ההחלטה שלכם
הנמען משיב והעצירה מקבלת מועד
הנמען פותח טופס מתוך המייל, בלי חשבון ובלי פורטל, ובוחר תאריך, שעה והערה. התשובה כותבת את התאריך והשעה על העצירה, מעבירה את התיאום לסטטוס "אישור" עד להחלטה שלכם, ומופיעה בשרשור ההודעות של הלקוח מול ההזמנה והעצירה. המועד מאושר כשהמוקדן לוחץ "אישור".
- בלי התחברות מצד הנמען
- התאריך והשעה נכתבים על העצירה
- הקישור פועל פעם אחת ופג תוקפו אחרי 96 שעות
- תאריך הוא שדה חובה; שעה והערה הן אופציונליות
- אישור בעצירה דורש גם תאריך וגם שעה
כשהמועד לא מסתדר
הציעו טווח ובקשו שוב
אם המועד שנבחר לא מתאים, מנהל בחברה יכול לשלוח בקשת "פגישה חדשה" עם טווח מתאריך ושעה ועד תאריך ושעה. הנמען יכול להשיב בתוך הטווח או להציע מועד אחר. התשובה מסומנת כבתוך הטווח שהוצע או מחוצה לו, ומשורשרת לתשובה הקודמת, כך שכל ההתכתבות נקראת כשיחה אחת. אפשר להתחיל אותה מתפריט התיאום של העצירה או מכרטיס התשובה בשרשור ההודעות, בהזמנה או אצל הלקוח.
- הצעת טווח של מועד התחלה ומועד סיום
- תשובות מסומנות בתוך הטווח או מחוצה לו
- משורשר כשיחה אחת
- אישור או בקשה חוזרת ישירות מכרטיס התשובה
- הטופס מציג את הטווח שלכם וממלא מראש את תחילתו
- פותח מחדש גם מועד שכבר התקבל ונפל
איפה תיאום ההגעה חוסך עבודה
המועד ממשיך הלאה
התאריך והשעה מהתשובה הופכים ללוח הזמנים של העצירה, כך שלוח השיבוץ ותעודת המשלוח (BOL) מציגים אותם בלי שמישהו יקליד אותם מחדש.
קוד אישור על העצירה
אחרי שהמועד אושר, רשמו את קוד האישור של האתר לצד סטטוס התיאום, במקום שכל הצוות רואה.
תיאומים שהוחמצו מסומנים
שאלו את עוזר ה-AI אילו הזמנות מאחרות, ועצירות שהחמיצו מועד מאושר מסומנות כתיאום שהוחמץ.
שום סיכום לא נשאר מחוץ לתיעוד
שינויים בסטטוס התיאום, בקוד ובכתובת המייל נרשמים ביומן השינויים של ההזמנה, וכל בקשה ותשובה נשמרות בשרשור של הלקוח.
הגנות מובנות
מנגנוני הגנה על כל בקשה ותשובה
הכללים ששומרים שבקשה, תשובה ומועד מאושר לא ישתבשו בלי שתדעו.
תשובה אחת לכל קישור
כל קישור לבקשה פועל פעם אחת ופג תוקפו 96 שעות אחרי השליחה. קישור שפג תוקפו, קישור לבקשה שכבר נענתה או אושרה, או קישור לעצירה שנמחקה, פותח הודעה קצרה במקום הטופס.
מייל שנכשל לא תוקע את העצירה
העצירה נשמרת בכל מקרה. אם הבקשה לא נשלחה, הסטטוס חוזר ל"בקשה", ואפשר ללחוץ שוב על "בקשה".
מועד שאושר נשאר מאושר
תשובה לא יכולה לדרוס תיאום שכבר אישרתם. כדי לפתוח מחדש מועד שהתקבל צריך לשלוח במכוון "פגישה חדשה", וזה גם מוחק את קוד האישור הישן.
אותו איש קשר לאורך כל הדרך
אחרי שהבקשה יצאה, כתובת המייל לתיאום בעצירה ננעלת, כך שההתכתבות נשארת מול הכתובת שפניתם אליה. "נקה הכל" בעצירה משאיר תיאום שהבקשה שלו כבר נשלחה.
שאלות על תיאום מועדים
האם הנמען צריך חשבון ב-RushHour?
לא. במייל יש כפתור לאישור מועד שפותח טופס קצר: תאריך, שעה אופציונלית והערה אופציונלית. אין במה להתחבר. הקישור פועל פעם אחת ופג תוקפו 96 שעות אחרי השליחה.
למי נשלחת בקשת התיאום?
לכתובת שבשדה המייל לתיאום בעצירה. RushHour ממלא אותו מכתובת התיאום שנשמרה אצל החברה של העצירה, ואם אין כזו, אצל הלקוח של ההזמנה, ואפשר לבחור כתובת אחרת או להקליד כל כתובת. אם עצירה חדשה שמוסיפים להזמנה קיימת נשמרת כשהשדה הזה ריק, הבקשה שלה נשלחת לכתובת התיאום של הלקוח, ואם אין כזו, לכתובת הראשית שלו. בגרסה הבאה, אם ללקוח של העצירה עדיין אין כתובת מייל לתיאום, הכתובת שאתם מקלידים נשמרת אצלו לעצירה הבאה. השמירה דורשת הרשאה לעריכת לקוחות.
מה אם המועד שבחרו לא מתאים לנו?
מנהל בחברה שולח בקשת "פגישה חדשה" עם טווח של מועד התחלה ומועד סיום שמתאים לכם. הנמען מקבל מייל וקישור חדשים, יכול להשיב בתוך הטווח או להציע מועד אחר, והתשובה מסומנת כבתוך הטווח שהוצע או מחוצה לו.
זה עובד גם לאיסופים, לא רק למסירות?
כן. סמנו "נדרש תיאום מראש" בכל עצירת איסוף או מסירה. המייל מציין את העצירה כ-״Pickup from״ (איסוף מ-) או כ-״Delivery to״ (מסירה אל), עם שם החברה באתר וכתובתה.
איפה המועד שסוכם מופיע?
התאריך והשעה של הנמען הופכים לתאריך ולשעה של העצירה עצמה, כך שההזמנה, לוח השיבוץ ותעודת המשלוח (BOL) מציגים אותם בלי הקלדה חוזרת. סטטוס התיאום וקוד האישור נשמרים על העצירה, ושינויים בהם נרשמים ביומן השינויים של ההזמנה.
מי יכול לשלוח בקשות תיאום?
לחיצה על "בקשה" או על "פגישה חדשה" דורשת תפקיד Admin ב-RushHour. גם עצירה חדשה שמוסיפים להזמנה קיימת עם "נדרש תיאום מראש" מסומן שולחת את הבקשה כששומרים אותה. כל מי שפותח את העצירה רואה את הסטטוס, את כתובת המייל לתיאום ואת קוד האישור.
זה יומן לתזמון רציפי פריקה?
לא. זה עובד מהצד של המוביל: RushHour שולח מייל לאתר שבעצירת האיסוף או המסירה, מבקש מועד ורושם את התשובה על העצירה שלכם.
יכולות קשורות
בואו נראה את זה על עצירה שלכם.
בהדגמה נסמן מסירה שדורשת תיאום, נשלח את הבקשה, נשיב בתור הנמען ונאשר את המועד, כדי שתראו את העצירה מתמלאת.