הכנסות, גיול חובות, נהגים ונתיבים,
הכול בעמוד הדוחות.
בעמוד הדוחות בפורטל החברה של RushHour יש 18 דוחות מובנים על הכנסות, חובות לקוחות, תפעול, מכירות, תמחור ועלויות. בוחרים דוח, מגדירים את התאריכים או האפשרויות, מריצים אותו ומייצאים את השורות ל-CSV, בלי לפתוח את עוזר ה-AI. המנהלים קובעים אילו תפקידים יכולים לפתוח את העמוד, והדוחות הכספיים כפופים גם להרשאות של כל תפקיד לחשבוניות ולהוצאות.
בתוך עמוד הדוחות
18 דוחות בשישה תחומים
עמוד הדוחות נמצא בתפריט הצד של פורטל החברה, בין מסמכים לכספים. הוא מריץ 18 מתוך 44 הדוחות שעוזר ה-AI מריץ לפי בקשה, ולכל דוח יש טופס משלו וייצוא ל-CSV.
הכנסות וחובות לקוחות
הכנסות שחויבו, גיול חובות והזמנות שלא חויבו
בתחום ההכנסות יש ארבעה דוחות: הכנסות שחויבו לפי חודש, לקוחות מובילים לפי הכנסה שחויבה, הכנסות מחיובים נלווים לפי סוג חיוב, וזמן המתנה והשהיה שחויבו לפי חודש. בתחום חובות הלקוחות יש שניים: גיול חובות בטווחים של 0-30, 31-60 ו-61-90 ימים ושל יותר מ-90 ימים, והזמנות סגורות שלא חויבו, עם מחיר ההובלה שלהן.
- הכנסות שחויבו מאותן חשבוניות שבלוח המחוונים, אחרי קיזוז שורות הזיכוי
- זיכויים מוצגים בנפרד מחיובים נלווים ומחיובי השהיה
- הזמנות סגורות שלא חויבו, חודש אחר חודש
- בגיול החובות רואים כמה חשבוניות פתוחות לא נרשם להן שום תשלום
תפעול ומכירות
הזמנות, תפוקת נהגים ועסקים חדשים
בתפעול: מספר ההזמנות לפי סטטוס ועצירות שהושלמו לכל נהג. במכירות: לקוחות חדשים שנוספו בכל חודש, הערכה של שיעור ההמרה מהצעות מחיר להזמנות לפי חודש, וערך הזמנה ממוצע לפי סוג משלוח. משתמשים שיכולים לפתוח את לוח שעות העבודה (HOS) או את עמוד תקלות הנהגים ימצאו באותה רשימה גם קישורים אליהם. הקישור ללוח שעות העבודה מופיע כששעות העבודה מופעלות בהגדרות > אפליקציית הנהג.
- עצירות שהושלמו לכל נהג, בתאריכים שבוחרים
- הערכת ההמרה מהצעות מחיר להזמנות, לפי חודש
- ערך הזמנה ממוצע לכל סוג משלוח, לפי מחיר ההובלה בלבד
תמחור ועלויות
מחירי נתיבים, מחירים מותאמים ועלויות
בתמחור: הזמנות במחיר מותאם לפי חודש, הנתיבים המובילים שלכם לפי מספר ההזמנות עם המחיר החציוני החודשי המשוקלל שלהם ומחיר למייל, והיסטוריית מחירי נתיב ללקוח אחד, שאפשר לסנן לפי שם הלקוח ולפי עיר המוצא והיעד. בעלויות: סך ההוצאות לפי סוג ותת-סוג, מחירי ההזמנות לצד שורות העלות שלהן לפי חודש, ותשלומי המסלולים שנרשמו לנהגים ולמובילים חיצוניים, מקובצים לפי סטטוס תשלום. דוח המחיר מול העלות מציין גם אם שורות העלות הן עלויות בפועל או מחירים מהמחירון.
- מה לקוח אחד שילם על נתיב, חודש אחר חודש
- הנתיבים המובילים לפי נפח, עם מחיר חציוני חודשי משוקלל ומחיר למייל
- ספירה חודשית של הזמנות שקיבלו מחיר מותאם
- הנתונים של כל נתיב נשארים במטבע שלהם ואף פעם לא מתערבבים
הרצה וייצוא
בוחרים דוח, מגדירים אפשרויות, מייצאים את השורות
כל דוח נפתח עם טופס משלו, וברובם יש שדות ״מתאריך״ ו״עד״ שמוגדרים כברירת מחדל לשנה הקלנדרית הנוכחית. שני הדוחות המדורגים מוסיפים שדה ״N מובילים״ עם ערך בין 1 ל-100 (ברירת המחדל היא 10), ודוח היסטוריית מחירי הנתיב ללקוח מוסיף סינון לפי לקוח ולפי עיר. הטופס בודק את הערכים לפני ההרצה. התוצאות מוצגות בטבלה עם הערה על הבסיס שעליו מחושבים המספרים, ו״ייצוא CSV״ שומר את השורות לקובץ ששמו כולל את שם הדוח ואת התאריכים.
- מסננים את הרשימה כדי למצוא דוח לפי שם
- שומרים קישור לדוח במועדפים ומריצים אותו שוב עם אותן אפשרויות
- קובץ CSV שנפתח ב-Excel, כולל טקסט בעברית
- פותחים את הדוחות מתפריט הצד או מהחיפוש (Ctrl/Cmd+K)
לקרוא את המספרים נכון
הערת בסיס מתחת לכל תוצאה, ומגבלות שכתובות במפורש
כל תוצאה מסתיימת בהערת ״בסיס הנתונים״ של הדוח, מילה במילה (ההערות כתובות באנגלית). בדוח גיול החובות, למשל, ההערה נפתחת כך: ״Outstanding = invoice total (active, non-negative lines) minus non-deleted applied payments; aged from DueDate (falling back to invoice date).״ כלומר, היתרה הפתוחה היא סכום החשבונית פחות התשלומים שהוחלו עליה, והגיול נספר ממועד הפירעון, או מתאריך החשבונית כשאין מועד פירעון. ההערה ממשיכה ומסבירה שחשבונית שלא נרשם לה שום תשלום נחשבת פתוחה במלואה, כך שאפשר להבחין בין חוב אמיתי לבין תשלומים שאיש לא הזין.
- עד 2,000 שורות בכל הרצה, עם הודעה שמבקשת לצמצם את טווח התאריכים כשהתוצאה מגיעה לתקרה
- תאי טקסט שמתחילים באחד התווים = + - @ מקבלים גרש בתחילתם בקובץ ה-CSV, כך ש-Excel אף פעם לא מריץ אותם כנוסחה
- בדיקות לפני ההרצה: תאריכים בפורמט YYYY-MM-DD, תאריך ״עד״ שבא אחרי ״מתאריך״ (תאריך ״עד״ עצמו לא נכלל), ו״N מובילים״ בין 1 ל-100
מי רואה מה
המנהלים מחליטים מי מריץ אילו דוחות
״דוחות״ מופיע בתפריט הצד למשתמשים עם ההרשאה View reports (צפייה בדוחות), שמנהלי החברה מקבלים כברירת מחדל ושאפשר להעניק לתפקידים אחרים בהגדרות > משתמשים > תפקידים. ששת דוחות ההכנסות וחובות הלקוחות דורשים גם את ההרשאה View Invoices and Payments (צפייה בחשבוניות ובתשלומים), דוח המחיר מול העלות דורש גישה לנתוני ההוצאות (Expenses tab - view existing data), ו-11 הדוחות האחרים מיועדים למנהלים בלבד. דוח שהמשתמש לא יכול להריץ נשאר ברשימה עם מנעול, והכותרת שלו מציינת איזו גישה נדרשת.
- ההרשאה View reports (צפייה בדוחות) פותחת את העמוד, לכל תפקיד בנפרד
- דוחות כספיים דורשים גם גישה לחשבוניות או להוצאות
- דוחות נעולים מציינים איזו גישה נדרשת
זמין כבר היום
מריצים את אותם דוחות כבר היום, דרך עוזר ה-AI
עמוד הדוחות חדש, אבל הדוחות שמאחוריו לא. כבר היום עוזר ה-AI מריץ את אותם 18 דוחות כשמבקשים ממנו, למשל: ״אילו נתיבים היו העמוסים ביותר ב-30 הימים האחרונים? הרץ את הדוח והצג אותו כטבלה.״ הוא מוצא את הדוח המתאים, מריץ אותו ועונה בטבלה או בתרשים, וכל דוח שומר בצ׳אט על אותו כלל גישה: גישה לחשבוניות לדוחות הכספיים, גישה להוצאות לדוח המחיר מול העלות, ומנהלים בלבד לכל השאר.
- שואלים באנגלית או בעברית, בשפה רגילה
- מבקשים את התשובה כטבלה או כתרשים
- גם בצ׳אט, הדוחות הכספיים דורשים את אותה גישה לחשבוניות או להוצאות
הדוחות, תחום אחר תחום
מה כל תחום מכסה, ומי יכול להריץ אותו
כברירת מחדל, מנהלי החברה מריצים את כל הדוחות. תפקידים אחרים צריכים את ההרשאה View reports (צפייה בדוחות) כדי לפתוח את העמוד, ובנוסף את הגישה שמצוינת בכל תחום.
הכנסות
הכנסות שחויבו לפי חודש, לקוחות מובילים לפי הכנסה שחויבה, הכנסות מחיובים נלווים לפי סוג חיוב, וזמן המתנה והשהיה שחויבו לפי חודש. דורש View Invoices and Payments (צפייה בחשבוניות ובתשלומים).
חובות לקוחות
גיול חובות בטווחים של 0-30, 31-60 ו-61-90 ימים ושל יותר מ-90 ימים, והזמנות סגורות שלא חויבו מעולם, עם מחיר ההובלה שלהן. דורש View Invoices and Payments (צפייה בחשבוניות ובתשלומים).
תפעול
מספר ההזמנות לפי סטטוס, ועצירות שהושלמו לכל נהג בתאריכים שבוחרים. למנהלים בלבד.
מכירות
לקוחות חדשים שנוספו בכל חודש, הערכה של ההמרה מהצעות מחיר להזמנות לפי חודש, וערך הזמנה ממוצע לפי סוג משלוח. למנהלים בלבד.
תמחור
הזמנות במחיר מותאם לפי חודש, הנתיבים המובילים לפי נפח עם מחיר חציוני חודשי משוקלל ומחיר למייל, והיסטוריית מחירי נתיב ללקוח אחד. למנהלים בלבד.
עלויות
סך ההוצאות לפי סוג ותת-סוג, ותשלומי נהגים ומובילים חיצוניים לפי סטטוס תשלום, למנהלים בלבד. דוח המחיר מול שורות העלות לפי חודש דורש Expenses tab - view existing data (צפייה בנתוני ההוצאות).
למה זה עוזר למשרד
כל תוצאה מציינת על מה היא מבוססת
מתחת לכל תוצאה מופיעה הערת ״בסיס הנתונים״ שמסבירה (כרגע באנגלית) ממה בנויים המספרים, למשל אילו שורות חשבונית נחשבות להכנסה ולפי איזה תאריך, כדי שאף מספר לא יתפרש כמשהו שהוא לא.
מתוך הרשומות שלכם
הדוחות מבוססים על ההזמנות, החשבוניות, המסלולים וההוצאות שכבר נמצאים ב-RushHour, ולא על גיליון שמישהו בונה מחדש ידנית.
בלי לנסח שאלה
אחרי שמנהל מעניק את ההרשאה View reports (צפייה בדוחות), אנשי החיוב והשיבוץ מריצים מהעמוד את הדוחות שהתפקיד שלהם מאפשר, בלי לבקש אותם מעוזר ה-AI.
שאלות נפוצות
שאלות על עמוד הדוחות
מתי אפשר להשתמש בעמוד הדוחות?
העמוד מוכן ונמצא בבדיקות אחרונות, והוא יהיה זמין עם גרסת הייצור הבאה. את אותם 18 דוחות כבר אפשר להריץ היום כשמבקשים אותם מעוזר ה-AI.
האם סדרנים ואנשי חיוב יכולים להריץ דוחות?
כן, את הדוחות שהתפקיד שלהם מאפשר. מנהל החברה מעניק לתפקיד שלהם את ההרשאה View reports (צפייה בדוחות) בהגדרות > משתמשים > תפקידים. דוחות ההכנסות וחובות הלקוחות דורשים גם את ההרשאה View Invoices and Payments (צפייה בחשבוניות ובתשלומים), דוח המחיר מול העלות דורש את ההרשאה Expenses tab - view existing data (צפייה בנתוני ההוצאות), ו-11 הדוחות האחרים רצים למנהלי החברה בלבד. דוחות שתפקיד לא יכול להריץ נשארים ברשימה עם מנעול.
האם עמוד הדוחות מציג תרשימים?
לא. כל תוצאה מוצגת כטבלה שאפשר לייצא ל-CSV. כדי לקבל תרשים, מבקשים מעוזר ה-AI להריץ את הדוח ולהציג אותו כתרשים.
כמה נתונים דוח אחד יכול להחזיר?
עד 2,000 שורות בכל הרצה, ועד 500 בדוח היסטוריית מחירי הנתיב ללקוח. כשהתוצאה מגיעה ל-2,000 שורות, העמוד מציין זאת ומבקש לצמצם את טווח התאריכים.
האם קובץ ה-CSV נפתח כמו שצריך ב-Excel?
כן. הקובץ נשמר בקידוד UTF-8 עם סימן BOM, כך ש-Excel מציג טקסט בעברית כראוי, ותאי טקסט שמתחילים באחד התווים = + - @ מקבלים גרש בתחילתם כדי שלא ירוצו כנוסחה.
אפשר לשמור דוח עם התאריכים והאפשרויות שלי?
כן. אחרי ההרצה, כתובת העמוד כוללת את הדוח ואת האפשרויות ששיניתם, כך שאפשר לשמור אותה במועדפים או לשלוח לעמית. פתיחת הקישור ממלאת את הטופס ומריצה את הדוח שוב, לכל מי שהתפקיד שלו מאפשר להריץ אותו.
האם נתוני ההכנסות תואמים ללוח המחוונים?
הם מחושבים מאותן חשבוניות: חשבוניות שלא נמחקו ושנכללות ביתרת הלקוח, שורות פעילות בלבד, לפי תאריך החשבונית. ההבדל היחיד הוא שורות הזיכוי. הדוח ״הכנסות שחויבו לפי חודש״ מקזז שורות שליליות (זיכויים) בכל חודש, ואילו ווידג׳ט ההכנסות בלוח המחוונים לא כולל אותן, כך שחודש עם זיכויים יוצג בדוח בסכום נמוך יותר.
הביאו את הגיליון שאתם בונים מחדש ידנית.
ספרו לנו אילו נתונים אתם אוספים כל חודש, ובהדגמה נבדוק יחד אילו מ-18 הדוחות מכסים אותם.