הלקוחות שלכם מוצאים, בודקים ומשלמים
את החשבוניות שלהם.
כל לקוח עם משתמש בפורטל רואה את החשבוניות שלו שעדיין לא שולמו, עם הסטטוס, הסכום הכולל והיתרה, ופותח כל אחת מהן כדי לבדוק את השורות ואת היסטוריית התשלומים. הוא צופה בתצוגה מקדימה ומדפיס את אותה חשבונית שהמשרד שלכם שולח, רושם תשלומים במזומן ובהמחאה, משייך תשלום אחד לכמה חשבוניות ומשלם בכרטיס שמור כשאתם סולקים דרך Cardknox.
חשבוניות ותשלומים
מה הלקוח יכול לעשות במסך החשבוניות
כל לקוח שהזמנתם לפורטל הלקוחות מקבל את כל זה כברירת מחדל. תשלום בכרטיס הוא החלק היחיד שדורש גם חשבון Cardknox משלכם.
רשימת החשבוניות
החשבוניות שהוא עוד לא שילם, מסוננות כמו שנוח לו
מסך החשבוניות מציג את החשבוניות של הלקוח המחובר שעדיין לא שולמו, מהחדשה לישנה: מספר חשבונית ומספר הזמנה, מספר הפריטים, תאריך ההגשה, הסטטוס, הסכום הכולל והיתרה. הלקוח מחפש לפי מספר חשבונית ומסנן לפי טווח תאריכים או לפי חשבוניות עם הזמנה או בלי הזמנה.
- ״יצירת מסנן״ שומר מסנן כלשונית נפרדת, שנשמרת באותו דפדפן
- המסננים נשמרים בשורת הכתובת, כך שאפשר לשמור תצוגה מסוננת במועדפים או לשלוח אותה לעמית באותו חשבון
- ״הצג״ פותח חשבונית בלשונית משלה ליד הרשימה, ולכל חשבונית שאפשר לשלם יש פעולת ״הוספת תשלום״
- בטלפון, כל חשבונית מוצגת ככרטיס קומפקטי עם הסטטוס, הסכום הכולל והיתרה
החשבונית
חשבונית שאפשר לקרוא, להדפיס ולשמור
כשפותחים חשבונית, הסכום לתשלום מופיע למעלה, ואחריו פרטי ״לחיוב״, פרטי המשלוח שהיא מכסה, כשיש כזה (מספר, מסלול, סוג, תאריך וסכום), שורות הפריטים, שורות החיובים והסיכומים: סכום ביניים, סה״כ ויתרה, ובנוסף מע״מ עם השיעור שלו, הנחה, שולם וזיכוי כשהם רלוונטיים. ״היסטוריית תשלומים״ מציגה לכל תשלום את המספר, התאריך, אמצעי התשלום, הסכום והאסמכתה.
- ״תצוגה מקדימה של חשבונית״ והדפסה מציגות את אותו מסמך חשבונית שהמשרד שלכם מדפיס ושולח במייל
- אין כפתור PDF נפרד: כדי לשמור עותק PDF, הלקוח בוחר ״שמירה כ-PDF״ בחלון ההדפסה של הדפדפן
- ״הורדת החשבונית״ שומרת קובץ ייצוא ל-QuickBooks Desktop של חשבונית מאושרת, ו״היסטוריית חיוב״ בפרופיל מרכזת בקובץ אחד כזה את החשבוניות המאושרות שלו שעדיין לא שולמו
- ״תשלום חשבונית״ מוצע כל עוד יש יתרה לתשלום, ולכל לשונית חשבונית יש קישור משלה, כך שרענון הדף או קישור ששותף פותחים אותה שוב
רישום תשלומים
רישום תשלום, או תשלום אחד שמשויך לכמה חשבוניות
״הוספת תשלום״ רושם תשלום על חשבונית אחת: הסכום (ממולא מראש ביתרה לתשלום), תאריך התשלום, אמצעי התשלום, מספר אסמכתה והערה, לצד חלונית עם אמצעי התשלום המוגדר כברירת מחדל בחשבון, מסגרת האשראי, תנאי התשלום והיתרה הפתוחה. ״החלת תשלום על חשבונית״ מקבל סכום תשלום אחד ומציג את החשבוניות שעדיין לא שולמו, מהישנה לחדשה, כדי שהלקוח יסמן את אלה שהתשלום מכסה. תשלומים מתקבלים על חשבוניות שאישרתם, נרשמים במסך הכספים שלכם מול אותן חשבוניות, והיתרה של הלקוח מחושבת מחדש מיד.
- סימון חשבונית משייך אליה את כל היתרה שנותרה בה, ואפשר להקטין את הסכום בכל חשבונית
- ״סכום שהוזן״, ״שויך לחשבוניות״ ו״יתרת זיכוי״ מוצגים כל הזמן, ואי אפשר לשייך יותר מסכום התשלום
- סכום שלא שויך לחשבונית נרשם כזיכוי ללקוח, אחרי אישור
- אמצעי תשלום: מזומן, המחאה, או כרטיס שמור כשאתם סולקים דרך Cardknox
תשלום בכרטיס (אופציונלי)
כרטיסים שמורים, שנגבים דרך חשבון ה-Cardknox שלכם
חברו את Cardknox בהגדרות ← אינטגרציות, והלקוחות יכולים לשמור כרטיסים ולשלם בהם. מספר הכרטיס וה-CVV מוקלדים בשדות מאובטחים ש-Cardknox מגישה, כך שפרטי הכרטיס לא מגיעים ל-RushHour, וכל תשלום בכרטיס נגבה דרך חשבון ה-Cardknox שלכם. בלי Cardknox הלקוחות לא יכולים להוסיף כרטיס, מזומן והמחאה נשארים זמינים, והמסך ״חיוב״ בהגדרות מודיע להם שתשלום בכרטיס עדיין לא הופעל.
- שם בעל הכרטיס, תוקף שנבחר מרשימות חודש ושנה (תאריך שעבר נדחה) וכתובת לחיוב שממולאת מהפרופיל שלו
- סימון ״הגדר כאמצעי התשלום המוגדר כברירת מחדל״ בעת הוספת כרטיס, או ״הגדר כברירת מחדל״ בהמשך
- ניהול הכרטיסים במסך ״חיוב״ בהגדרות, מ״אפשרויות תשלום של הלקוח״ בחשבונית ומהפרופיל
- לשונית ״חיוב״ בהזמנה מציגה את סכום הביניים (ואת המחיר וההנחה כשיש הנחה), עם כפתור תשלום ברגע שאפשר לשלם את החשבונית של ההזמנה
סביב החשבונית
היתרה שלהם, אנשי הקשר לחיוב והתעריפים שלכם
שלושה מקומות מחוץ למסך החשבוניות שבהם הלקוחות עונים בעצמם על שאלות חיוב.
לוח הבקרה
היתרה היא הדבר הראשון שהם רואים
טבעת החשבוניות בלוח הבקרה מציגה את סך החשבוניות בחשבון, את יתרת החוב, את מה ששולם ואת מה שמגיע לתשלום ב-30 הימים הקרובים, ובחירה בה פותחת את מסך החשבוניות. שאר לוח הבקרה, עם מוני ההזמנות, ההזמנות האחרונות והצ׳אטים האחרונים עם התמיכה, מתואר בעמוד פורטל הלקוחות.
- סך הכול, יתרת חוב, שולם ותשלום בעוד 30 יום
- ״תשלום בעוד 30 יום״ מסכם את החשבוניות שמועד הפירעון שלהן חל ב-30 הימים הקרובים
- ״יתרת חוב״ היא סך החשבוניות פחות התשלומים ששויכו אליהן
אנשי קשר לחיוב
החשבוניות מגיעות לתיבה הנכונה אצל הלקוח
בפרופיל ← אימייל, הלקוחות מוסיפים, עורכים ומוחקים את כתובות המייל של החברה שלהם ומתייגים כל אחת: כללי, הנהלת חשבונות (מקבלת חשבוניות), חיוב / גבייה (מקבלת עדכוני משלוח) או שטר מטען (BOL). סוגים שהצוות שלכם מגדיר, כמו חשבונית, תיאום הגעה או קבלת תשלום, מוצגים בשמם ונשארים בדיוק כפי שהגדרתם.
- ארבעה סוגים שהלקוח יכול להגדיר, ולכל אחד הסבר קצר על מה שהוא מקבל
- סוגים שהצוות שלכם מנהל מסומנים ״מוגדר על ידי הצוות שמלווה אתכם״ ולא משתנים
- כתובת ברירת המחדל מסומנת
תעריפים ותנאים
החיובים והתנאים שלכם, במקום שבו אפשר לבדוק אותם
מסכי הגדרות לקריאה בלבד מראים איך החשבון מתומחר: חיובים נוספים עם העלות והסוג של כל חיוב, האזורים שלפיהם אתם מתמחרים, התנאים וההתניות שלכם ומסך גרסה. רק הצוות שלכם יכול לשנות אותם.
- סוגי חיוב: קבוע, ניתן לשינוי, נקבע בעת השימוש, אחוז מעלות ההובלה, אחוז מערך המשלוח, או לכל משלוח, משטח, ק״ג, פריט, עצירה או מסמך, עם מינימום, מקסימום או יחידות ראשונות בחינם כשהוגדרו
- אזורים עם המקומות או טווחי המיקוד שלפיהם אתם מתמחרים
- התנאים וההתניות שלכם, עם תאריך העדכון האחרון
- מסך הגרסה מציג את מספרי הגרסה של הפורטל ושל ה-API, למסירה בעת דיווח על תקלה
בנוי לגבייה, לא רק לתצוגה
החשבון שלהם, ורק שלהם
הפורטל מציג לכל משתמש רק את החשבוניות וטופסי התשלום של הלקוח שלו, והשרת רושם כל תשלום על החשבון של אותו לקוח בלבד.
אותה חשבונית ששלחתם
התצוגה המקדימה וההדפסה משתמשות במסמך החשבונית שהמשרד שלכם מדפיס ושולח, כך שהעותק בתיק שלהם זהה לשלכם.
מספרי כרטיסים לא עוברים דרככם
כשחשבון Cardknox מחובר, הלקוחות מקלידים את הכרטיס בשדות המאובטחים שלו במכשיר שלהם, במקום להקריא אותו בטלפון.
עברית או אנגלית, בכל מסך
הפורטל עובד מימין לשמאל בעברית, יש לו מצב בהיר ומצב כהה, ובטלפון החשבוניות מוצגות ככרטיסים קומפקטיים.
עמודים קשורים
בגרסה הבאה
מסמך חשבונית ברור יותר, ודרך לשלם בלי להתחבר
השינויים האלה גמורים ויוצאים עם גרסת הייצור הבאה של RushHour.
מסמך החשבונית
חשבונית ברורה יותר כשהלקוחות צופים בה או מדפיסים אותהבגרסה הבאה
מסמך החשבונית שמאחורי התצוגה המקדימה וההדפסה מציג את מחיר ההזמנה תחת ״פריטים״ ולא תחת ״עמלות״, כולל אותו בסה״כ הפריטים ומציג לחיובים הנוספים סה״כ נפרד. השורה Invoice Total מציגה את מלוא סכום החשבונית, ואחרי רישום תשלום מתווספות השורות Paid ו-Balance Due; הסכומים מוצגים עם שתי ספרות עשרוניות. החשבוניות שהמשרד שלכם מציג, מדפיס, מוריד ושולח במייל משתנות באותו אופן.
- מחיר ההזמנה תחת ״פריטים״, לא תחת ״עמלות״
- סה״כ נפרד לחיובים הנוספים
- שורות Paid ו-Balance Due אחרי רישום תשלום
לקוחות בלי משתמש
תשלום חשבונית בכרטיס דרך קישור מאובטחבגרסה הבאה
בחשבוניות מאושרות עם יתרה לתשלום מופיעות במסך הכספים הפעולות ״העתקת קישור לתשלום״ ו״שליחת קישור לתשלום״, ומייל החשבונית כולל קישור לתשלום אונליין. הלקוח שלכם משלם את היתרה בכרטיס אשראי בעמוד מאובטח, בלי להתחבר, דרך חשבון ה-Cardknox שלכם, והתשלום נרשם מול החשבונית. קישורי התשלום דורשים חשבון Cardknox מחובר, מופעלים כברירת מחדל ואפשר לכבות אותם בהגדרות ← חיוב.
- העתקת קישור לתשלום או שליחת קישור לתשלום ממסך הכספים
- בלי התחברות ובלי חשבון כדי לשלם
- נרשם מול החשבונית ברגע שהכרטיס מאושר
שאלות שחברות הובלה שואלות על חשבוניות הלקוחות
האם הלקוחות יכולים להוריד חשבונית כקובץ PDF?
אין בפורטל כפתור להורדת PDF. הלקוחות פותחים את התצוגה המקדימה של החשבונית או את ההדפסה, שמציגות את אותו מסמך חשבונית שהמשרד שלכם שולח, ובוחרים ״שמירה כ-PDF״ בחלון ההדפסה של הדפדפן. כפתור ההורדה שומר במקום זאת קובץ ייצוא ל-QuickBooks Desktop של חשבונית מאושרת.
האם אנחנו צריכים Cardknox?
רק לתשלומים בכרטיס. בלי חשבון Cardknox מחובר, הלקוחות עדיין רואים, צופים ומדפיסים את החשבוניות שלהם ורושמים תשלומים במזומן או בהמחאה, אבל לא יכולים להוסיף כרטיס. חברו את Cardknox בהגדרות ← אינטגרציות כדי לאפשר להם לשמור כרטיסים ולשלם בהם; תשלומים בכרטיס נגבים דרך חשבון ה-Cardknox שלכם.
איפה מופיעים התשלומים שהלקוחות רושמים?
במסך הכספים שלכם, מול החשבוניות שהם שויכו אליהן, והיתרה של הלקוח מחושבת מחדש מיד. תשלום במזומן או בהמחאה נרשם ברגע שהלקוח שולח אותו, תשלומים מתקבלים רק על חשבוניות שאישרתם, וסכום שלא שויך לחשבונית נרשם כזיכוי ללקוח.
האם תשלום אחד יכול לכסות כמה חשבוניות?
כן. בחלון ״תשלום למספר חשבוניות״ הלקוח מזין סכום אחד ומסמן את החשבוניות שעדיין לא שולמו ושהתשלום מכסה, כשהן מסודרות מהישנה לחדשה. כל חשבונית מסומנת מקבלת את כל היתרה שנותרה בה אלא אם הוא מקטין את הסכום, אי אפשר לשייך יותר מסכום התשלום, ומה שנשאר נרשם כזיכוי ללקוח אחרי אישור.
אילו חשבוניות הלקוח רואה?
רק את החשבוניות שעדיין לא שולמו של הלקוח שהמשתמש שייך אליו. רשימת החשבוניות, מסכי החשבונית וטופסי התשלום בפורטל מוגבלים ללקוח הזה, והשרת רושם כל תשלום על החשבון של אותו לקוח בלבד.
האם לקוחות בלי משתמש בפורטל יכולים לשלם אונליין?
לא בגרסת הייצור הנוכחית. בגרסה הבאה הצוות שלכם יוכל להעתיק או לשלוח במייל קישור מאובטח לתשלום חשבונית מאושרת עם יתרה לתשלום, והלקוח ישלם אותה בכרטיס אשראי בלי להתחבר. נדרש חשבון Cardknox מחובר.
הראו ללקוחות שלכם איפה החשבוניות שלהם נמצאות.
בהדגמה נתחבר כלקוח לדוגמה, נפתח חשבונית, נדפיס אותה, נרשום המחאה ונשייך תשלום אחד לכמה חשבוניות.