הלקוחות שולחים גיליונות.
אתם בודקים, לא מקלידים מחדש.
גיליונות הזמנות, מחירונים, רשימות אריזה וחשבוניות הופכים לרשומות אמיתיות ב-RushHour. עוזר ה-AI קורא את הקובץ ופותח תצוגה מקדימה הניתנת לעריכה, ושום דבר לא נשמר עד שמישהו מהצוות שלכם עם הרשאת ייבוא מאשר.
איך זה עובד
מצרפים, בודקים, מייבאים
שלושה שלבים, ואף הזמנה, תעריף או רשומה אחרת לא נוצרים לפני השלב האחרון.
1. מצרפים את הקובץ
גוררים לעוזר ה-AI עד 10 קבצים (עד 25 MB כל אחד), מדביקים אותם, בוחרים מסמך מספריית המסמכים, או לוחצים 'ייבוא עם AI' על מסמך שכבר שמור. ואז כותבים מה רוצים, למשל ״ייבא את ההזמנות האלה״.
2. בודקים במסך הסקירה
העוזר קורא את הקובץ ופותח את 'סקירת ייבוא': טבלה הניתנת לעריכה, עם תגית על כל שורה בעייתית, ומעליה בחירת הקיבוץ וההתאמה ללקוחות. מתקנים תאים, מסירים סימון משורות, או מריצים את הייבוא מחדש לקבלת תצוגה מקדימה חדשה.
3. מייבאים
לוחצים 'ייבוא', או מאשרים בצ'אט. כל שורה נבדקת שוב בשרת, והתוצאה מראה מה נוצר, עודכן, דולג או נכשל, עם כפתור 'נסה שוב את הכושלים' כשחלק מהשורות נכשלות. הרשאת 'ייבוא עם AI' נבדקת כשלוחצים 'ייבוא', וכל תצוגה מקדימה ניתנת לאישור פעם אחת בלבד, תוך 30 דקות.
איך ייבוא מתנהל
לקרוא את הקובץ. לבדוק את השורות. לאשר.
מכניסים את הקובץ
קובצי PDF, Excel וסריקות — לא רק CSV נקי
צרפו עד 10 קבצים בבת אחת בעוזר (PDF, Excel, Word, CSV או צילום של דף נייר, עד 25 MB כל אחד), או פתחו 'ייבוא עם AI' על מסמך שכבר נמצא בספרייה שלכם. הטקסט מחולץ תחילה. צילומים וקובצי PDF סרוקים נקראים ב-OCR, וקריאה מפוקפקת מסומנת לבדיקה כדי שתוכלו לתקן אותה לפני הייבוא.
- קובצי PDF, Excel, Word, CSV וצילומים, עד 25 MB כל אחד
- שליחת מסמכים בדוא״ל לכתובת של החברה שלכםבקרוב
- התחלת ייבוא מכל מסמך בספרייה
- כל קובץ מציג 'מעלה', 'מעבד' ואז 'מוכן', והודעה שנשלחה בזמן שקובץ עדיין בעיבוד יוצאת לבד ברגע שהוא מוכן
- קבצים שמצורפים בצ'אט נשמרים בספריית המסמכים של החברה
בודקים לפני שזה נוחת
תצוגה מקדימה הניתנת לעריכה שאתם מאשרים, שורה אחר שורה
הייבוא נפתח כטבלה שאפשר לעבוד עליה. בוחרים איך שורות הופכות להזמנות: הזמנה לכל שורה, הזמנה אחת עם כמה מסירות, איסוף אחד עם כמה מסירות, או קיבוץ לפי לקוח או לפי יעד. שורות עם בעיה מקבלות תגית, למשל כתובת חסרה, תאריך שלא ניתן לקרוא או כתובת שאולי לא תאותר במפה. אם כמה שורות נכשלות בייבוא, מנסים שוב רק אותן.
- עריכת תאים והסרת סימון משורות לפני הייבוא
- לקוח לא מוכר: בוחרים קיים, יוצרים ליד או מדלגים — בלי ניחושים
- מספר הזמנת רכש שכבר קיים אצל אותו לקוח מדולג ולא משוכפל
- ניסיון חוזר רק לשורות שנכשלו
- כל שורה נבדקת שוב בשרת כשלוחצים 'ייבוא'
- עד 200 שורות הזמנה בכל ייבוא
יותר מהזמנות
הזמנות, מחירונים, רשימות אריזה וחשבוניות
אותו שלב של תצוגה מקדימה ואישור מכסה שבעה סוגי ייבוא: הזמנות או הצעות מחיר, רשומות לקוחות ואנשי קשר, מחירונים (טבלת המשטחים לפי מרחק, הנחות משטחים, היטל דלק וחיובים נלווים), כרטיסי תעריפים בין-לאומיים, רשימות אריזה כיחידות מטען בהזמנה, חשבוניות שהופקו מחוץ למערכת וסריקות רישיון נהיגה. הזמנות מיובאות מתומחרות בדיוק כמו הזמנה שנשמרה ידנית, ומחירון מוסיף או מעדכן רק את מה שמופיע בו.
- גיליונות הזמנות הופכים להזמנות או להצעות מחיר מתומחרות
- מחירונים מעדכנים את כרטיסי התעריפים בלי למחוק אותם
- רשימות אריזה הופכות ליחידות מטען בהזמנה
- חשבוניות מחוץ למערכת נוחתות כטיוטות, בלי שליחה ובלי העברה ל-QuickBooks
בלי קובץ
מתארים תעריפים או הזמנה בודדת בצ'אט
תעריפים בין-לאומיים לא דורשים מחירון. כותבים אותם במשפט, עם המסלול, סוג ההובלה, מחיר למשטח, מינימום ואחוז היטל דלק, והעוזר מסדר אותם ככרטיסי תעריפים לבדיקה שלכם. אפשר גם לתאר הזמנה אחת, עם איסוף, נקודת פריקה אחת או יותר והפריטים, והעוזר מכין אותה כטיוטה באותו מסך סקירה לפני שמשהו נוצר.
- שואלים ״מה התעריפים שלי לישראל?״ והעוזר עונה מתוך כרטיסי התעריפים הבין-לאומיים השמורים שלכם
- הזמנה שהוכנה בצ'אט שומרת מספר הזמנת רכש, עדיפות, הוראות מיוחדות ומספר מעקב, ואפשר לשמור אותה כהצעת מחיר
- שתי האפשרויות עוברות את אותו שלב של סקירה ואישור, ושום דבר לא נשמר עד שמאשרים
קבצים שחוזרים
RushHour זוכרת את מבנה הקובץ שכבר יובא בעבר
ייבוא מאושר שומר את מבנה העמודות, לא את המטען, כך שהגיליון של השבוע הבא מאותו שולח עדיין מתאים גם אם המשלוחים השתנו. אחרי שאישרתם את אותו מבנה שלוש פעמים, הבחירות שעשיתם חוזרות ממולאות מראש במסך הבדיקה. אפשר לראות מה הוחל, לאפס בלחיצה אחת, או לכבות מבנה במסמכים תחת 'ידע AI'.
- מבנים נשמרים מייבוא שאישרתם
- מבנה שחוזר מחזיר את הבחירות שלכם
- קבצים שמוכנים עוד לפני שתבקשובקרוב
- ב'ידע AI' מופיעים גם כללי התמחור שה-AI למד מהמחירונים וממסמכי הלקוחות שהעליתם, ואפשר להשהות או למחוק כל כלל שגוי
- חלון 'ידע AI' נטען מהר יותר כשה-AI למד מאות כללי תמחור או פריסות מסמכים, והסוגים 'תעריף מסלול', 'תעריף שירות נלווה' ו'כלל מותאם' מוצגים בשמם, באנגלית ובעבריתבגרסה הבאה
שבעה סוגי ייבוא
מה כל ייבוא יוצר, ומה הוא אף פעם לא עושה
כל השבעה עוברים את אותו שלב של תצוגה מקדימה ואישור. המגבלות שלמטה נאכפות על ידי RushHour בזמן הייבוא, ולא נשארות להחלטת ה-AI.
דוגמה מעשית
הייבוא שבראש העמוד, שורה אחר שורה
גיליון שבועי אחד
שמונה שורות מגיליון הזמנות שבועי
סדרן מצרף את הגיליון של השבוע ומבקש שהשורות עם אותו איסוף באדיסון ייכנסו להזמנה אחת. לפני שמשהו נשמר, מסך 'סקירת ייבוא' מציג את התוכנית.
- הקיבוץ הוא 'הזמנה אחת לכל איסוף', כך ששלוש השורות מאותו איסוף באדיסון הופכות להזמנה אחת עם שלוש מסירות
- הזמנת הרכש 22910 כבר קיימת אצל אותו לקוח, ולכן העוזר מודיע שהשורה הזו תדולג
- Northside Supply מסומן מעל הטבלה כ'לקוח לא מוכר', והסדרן בוחר 'צור ליד'
- כתובת מסירה אחת מקבלת את התגית 'ייתכן שהכתובת לא תזוהה', כדי שאפשר יהיה לבדוק אותה קודם
- שורה בלי כתובת מסירה מקבלת את התגית 'שדה חסר' ונשארת לא מסומנת
- 'ייבוא 7 שורות' מייבא את השאר
מה שומר על ייבוא בטוח להרצה
שום דבר לא נכתב ללא אישור
כל ייבוא מכין תחילה תצוגה מקדימה, ואדם מאשר אותה לפני שנוצרת ולו רשומה אחת. כל תצוגה מקדימה ניתנת לאישור פעם אחת בלבד ופגה אחרי 30 דקות, כך שאותה תצוגה מקדימה לא מיובאת פעמיים בטעות.
מוגן בהרשאה ומתועד
ייבוא עם AI הוא הרשאה נפרדת שנבדקת בכל אישור, וכל ייבוא נרשם ביומן הפעילות של ה-AI ובהיסטוריה של המסמך.
מקושר בחזרה לקובץ
רשומות שנוצרו ממסמך נשארות מקושרות אליו. פותחים את המסמך ורואים כל רשומה שנוצרה ממנו.
שאלות נפוצות
שאלות על ייבוא
אילו קבצים אפשר לייבא, ובאיזה גודל?
PDF, Word, Excel, CSV, קובצי טקסט ותמונות, כולל צילום טלפון של דף נייר: עד 25 MB לקובץ ועד 10 קבצים בהודעת צ'אט אחת. ייבוא הזמנות אחד מקבל עד 200 שורות, ייבוא לקוחות עד 100 לקוחות, רשימת אריזה עד 100 שורות וחשבונית עד 200 שורות.
מה קורה אם ה-AI קורא סריקה לא נכון?
צילומים וקובצי PDF סרוקים נקראים ב-OCR, וקריאה מפוקפקת מסמנת את המסמך ב'דורש בדיקה'. אפשר לתקן את הטקסט ב'עריכת הטקסט שחולץ' או להריץ 'עבד מחדש', ועדיין אפשר לתקן כל תא במסך הסקירה. שום דבר לא נשמר עד שמישהו מאשר את הייבוא.
האם ייבוא של אותו גיליון פעמיים יוצר כפילויות?
כל תצוגה מקדימה ניתנת לאישור פעם אחת בלבד ופגה אחרי 30 דקות. מספר הזמנת רכש שכבר יובא אצל אותו לקוח מדולג, וכך גם מספר של חשבונית חיצונית שכבר יובאה אצל אותו לקוח. בייבוא לקוחות, 'יצירה בלבד' מדלג על שמות שכבר קיימים.
האם מחירון ידרוס את התעריפים הקיימים שלי?
לא. מחירון מקומי רק מוסיף או מעדכן את התאים, ההנחות והחיובים שמופיעים בו, וכל השאר נשאר. ייבוא בין-לאומי נוגע רק במסלולים שהוא מזכיר: כרטיסים שלא הזכרתם נשארים כמו שהם, והתמחור המקומי לא מושפע.
מי יכול להריץ ייבוא?
לחיצה על 'ייבוא' במסך הסקירה דורשת הרשאת 'ייבוא עם AI', שנפרדת מהרשאת העלאת המסמכים ונבדקת בכל פעם מחדש. ההרשאות הרגילות של המשתמש חלות גם הן, כמו יצירת הזמנות או הצעות מחיר, הוספה או עריכה של לקוחות, או עריכת סוגי חיוב ונהגים. צירוף קבצים בצ'אט דורש הרשאת העלאת מסמכים.
האם הזמנות מיובאות מתומחרות?
כן. כל הזמנה חדשה מתומחרת בדיוק כמו הזמנה שנשמרת ידנית. אם נותנים לעוזר מחיר מדויק לשורה, ההזמנה נוצרת במחיר המותאם הזה במקום זאת.
איפה רואים מה ייבוא יצר?
רשומות שנוצרו ממסמך נשארות מקושרות אליו, כך שרשימת 'רשומות מקושרות' של המסמך מציגה אותן. הייבוא נרשם גם בהיסטוריה של המסמך וביומן הפעילות של ה-AI.
נושאים קשורים
שלחו לנו את הגיליון שהלקוח הגדול שלכם שולח לכם בדוא״ל.
נריץ אותו דרך הייבוא בשיחת ההדגמה ונראה לכם בדיוק מה נוחת כהזמנות — ומה עוד נצטרך למפות.